Perusahaan adalah suatu badan usaha yang melakukan kegiatan ekonomi, bertujuan menghasilkan barang/jasa, terletak di suatu bangunan fisik pada lokasi tertentu, dan mempunyai catatan administrasi tersendiri mengenai produksi dan struktur biaya, serta ada seorang atau lebih yang bertanggung jawab atas risiko bisnis/usaha.
Pegawai adalah orang yang bekerja pada perusahaan dengan mengandalkan tenaga baik fisik maupun fikiran untuk mendapatkan imbalan sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan.
Saat ini workload analysis mulai banyak diterapkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menghitung waktu kerja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, kemudian menganalisa seberapa efisien dan efektif proses kerja sehingga mendapatkan jumlah optimal tenaga yang dibutuhkan, menyusun strategi rekrutmen yang lebih baik, standarisasi proses kerja baru, dan merencanakan pengembangan karyawan.
Selain tujuan, terdapat pula manfaat dari penerapan workload analysis yaitu menigkatkan quality of life. Diharapkan kedepannya tidak ada lagi karyawan yang overload maupun underload, yang dapat mempengaruhi kondisi psikologis karyawan sehingga melancarkan kegiatan operasional.
Dengan workload analysis, kedepannya diharapkan juga tidak ada pekerjaan yang belum terselesaikan yang dapat menghambat jalannya perusahaan, meningkatkan produktivitas dan organizational competitiveness manpower sebagai salah satu komponen produktivitas. Jika bisa dipertahankan dalam jumlah yang optimal akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan.
Workload Analysis atau analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.
Dengan melakukan analisis beban kerja/workload analysis anda dapat mengambil kebijakan dalam mengelola SDM.
Baca juga: Strategi Pengembangan SDM Pegawai di IKN Nusantara
3 Teknik Menentukan Kebutuhan Pegawai
Dalam hal ini terdapat 3 teknik yang dapat dilakukan untuk menentukan jumlah kebutuhan pegawai yaitu:
1. Trend Analysis
Trend analysis merupakan teknik untuk memprediksi kebutuhan rekrutmen baru berdasar trend jumlah karyawan di masa lalu.
Trend analysis merupakan suatu metode analisis statistika yang ditujukan untuk melakukan suatu estimasi atau peramalan pada masa yang akan datang.
Misalnya jika suatu perusahaan ingin mengetahui berapa jumlah karyawan/pegawai yang dimiliki setiap bagian/divisi yang terdapat dalam perusahaan tersebut dalam 5 tahun kedepan maka perusahaan harus melakukan penghitungan pada setiap divisi ini dilakukan setiap akhir tahun berturut selama 5 tahun.
Hal ini dilakukan dengan tujuannya untuk mengidentifikasi trend perkembangan jumlah karyawan/pegawai setiap divisi yang dibutuhkan dimasa yang akan datang.
2. Ratio Analysis
Ratio analysis merupakan Teknik untuk memprediksi jumlah rekrutmen baru berdasar rasio antara faktor tertentu (misal, jumlah pendapatan) dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan (misal: jumlah pegawai yang diperlukan).
Ratio analysis juga dapat diartikan analisis yang digunakan oleh perusahaan untuk menilai kinerja karyawan. Misalnya :
Jumlah pendapatan tahun ini = Rp 100 milyar
Jumlah karyawan tahun ini = 100 orang
Rasio = 1 karyawan : Rp 1 milyar
Estimasi pendapatan tahun depan = Rp 110 milyar
Estimasi kebutuhan karyawan baru = 10 orang
Baca juga: Dampak Covid-19 terhadap Pegawai Industri Penerbangan
3. Analisa Anggaran
Analisa anggaran merupakan teknik untuk memprediksi jumlah rekrutmen baru berdasar jumlah ketersediaan anggaran yang diperoileh oleh unit. Rancangan anggaran belanja tersebut terdiri dari berbagai “mata anggaran“.
Salah satu mata anggaran yang ada ialah belanja pegawai, dimana di dalamnya terdapat alokasi dana bagi para pekerja baru yang diperkirakan diperlukan di masa depan.
Workload Analysis juga akan terpenuhi dengan maksimal jika ketiga metode tersebut disertai dengan memenuhi kebutuhan SDM dari dalam (intern) dan dari luar (ekstern).
4. Memenuhi Kebutuhan SDM dari dalam (Intern)
Kebutuhan tenaga baru untuk promosi jabatan bisa didapatkan dari sumber intern perusahaan, bisa juga dari luar perusahaan.
Sumber dari intern perusahaan dilakukan dengan mengacu pada: Data histori prestasi karyawan, data histori karir karyawan, data histori pelatihan karyawan.
Data-data tersebut digunakan sebagai bahan untuk menilai apakah kualifikasi karyawan cocok dengan kebutuhan promosi jabatan atau tidak.
Pencarian kebutuhan tenaga baru untuk promosi jabatan dari sumber intern perusahaan. Selanjutnya, bagian SDM dapat melakukan proses seleksi kepada para pelamar dari dalam tersebut
Baca juga: Peran Sistem Pengendalian Manajemen dalam Perusahaan
5. Memenuhi kebutuhan SDM dari Luar (Ekstern)
Pencarian kebutuhan tenaga baru dari luar perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, yakni kondisi ekonomi negara secara umum, ketersediaan tenaga kerja pada bidang yang dicari, reputasi prusahaan.
Jika akan dilakukan perekrutan dari luar, biasanya digunakan kurve rekrutmen, atau berapa jumlah orang yang harus melamar untuk bisa mengisi sejumlah posisi tertentu.
Workload analysis akan terpenuhi jika perusahaan dalam menentukan jumlah kebutuhan pegawai dapat menerapkan teknik yang sudah dijelaskan di atas dan disertai dengan evaluasi terhadap kinerja dan aktivitas yang dilakukan pegawai sehingga kedepannya perusahaan akan dengan mudah mengetahui yang akan dibutuhkan dan menjadi gambaran dalam menentukan jumlah pegawai yang akan direkrut pada masa depan.
Penulis : Munawara Salfitri, S.M.
Mahasiswa MM Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta
