Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam proses perencanaan terdapat tiga tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiensi, memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

Jika media komunikasi bertujuan untuk menyampaikan informasi maka ada beberapa pengorganisasian informasi. Proses ini berkaitan dengan penyusunan atau pengaturan kalimat dan paragraf yang akan digunakan.

Definisi Afiliasi dengan Pesan Dagang

Pesan perdagangan salah satu faktor penentu keberhasilan inisiatif strategis dan komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satunya mendesain pesan yang diinginkan dengan tulisan tegak bersambung, tulisan kapital, atur kata-kata, frasa, paragraf pertama, identifikasi gambar dan informasi yang akan membantu dalam memahami pesan.

Baca Juga: Apa dan Bagaimana Cara Perencanaan serta Pengorganisasian Pesan Bisnis?

Revisi Pesan Bisnis

Setelah ide-ide dituangkan dalam kalimat maupun paragraf, maka seluruh isi pesan tersebut harus ditelaah kembali dari gaya penulisan, struktur kalimat dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan perbaikan sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Konsep Komunikasi

Ada tiga langkah yang terlibat dalam membuat pesan bisnis:

Harus dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan desain harus menetapkan tujuan, menganalisis audiensi dan memilih media yang ingin digunakan;
Penerima pesan yang mudah dan dapat dimengerti, harus dengan kata-kata, kalimat, dan referensi yang sederhana dan mudah pahami;
Jika pengawasan masih belum tepat, mereka harus diverifikasi di samping perubahan dan peningkatan yang diperlukan untuk mencapai rencana sebelumnya.

Konsep Penyusunan Pesan Bisnis

Menentukan tujuan yang jelas untuk organisasi akan membantu proses pengambilan keputusan;
- Keputusan untuk menyampaikan pesan
  Dalam hal ini harus melihat waktu, situasi, tempat, kondisi pihak penerima, dan juga seberapa penting pesan tersebut. Karena dengan penyampaian pesan yang tidak tepat waktu akan mengakibatkan pihak penerima tidak nyaman dan tujuan utama dalam penyampaian pesan tidak tersampaikan.
- Keputusan publik
  Pendapat Richard Rose (dalam Muhadjir, 1998;109) Kebijakan publik adalah rangkaian pilihan yang kurang lebih saling berhubungan (keputusan-keputusan untuk tidak bertindak) yang dibuat oleh badan dan pejabat pemerintah, diformulasikan di dalam bidang-bidang itu sejak pertahanan, energi, dan kesehatan, sampai pendidikan.
- Memutuskan untuk fokus pada isi pesan
  Isi pesan tidak boleh keluar dari tema, harus jelas, padat, singkat, dan tidak bertele tele.
- Putuskan pesan yang akan dikirim
  Hal terakhir yang harus dilakukan adalah memutuskan pesan seperti apa yang akan dibuat dan yang akan dikirmkan kepada pihak kedua.
Tujuan komunikasi bisnis;
- Memberikan informasi berarti memberikan informasi bisnis kepada pihak lain.
- Melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
- Melakukan kolaborasi dengan kerja sama yang melibatkan antara satu orang atau lebih.
Bagaimana membuktikan tujuan;
- Tujuan yang akan disampaikan hendaknya realistik, di mana pesan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada.
- Dalam menyampaikan suatu pesan harus dipertimbangkan mengenai ketepatan waktu.
- Pesan yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukan lebih rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
Apabila ingin menyampaikan pesan bisnis usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi yang ada. Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, maka tujuan tidak akan tercapai.

Analisis Audiensi

Saat ingin menyampaikan pesan harus memperhatikan audiensi yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui.

Cara Mengembangkan Profil Audiensi
Mengembangkan suatu profil dapat dikatakan mudah, jika lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, akan menjadi sulit jika yang menjadi audiensi adalah orang yang sama sekali belum dikenal. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiensi
Untuk audiensi yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan kepada audiensi. Untuk audiensi yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Audiensi Akan Informasi
- Temukan apa yang diinginkan audiensi Anda;
- Prediksikan pertanyaan yang belum terjawab;
- Harap berikan semua informasi yang diperlukan;
- Pastikan informasinya benar;
- Pelajari ide yang menarik bagi khalayak.
Bagaimana memenuhi kebutuhan audiensi yang termotivasi
Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah melalui penalaran rasional.

Baca Juga: Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis

Metode menggunakan dialog ini adalah cara terbaik untuk melibatkan audiensi, tetapi juga penting untuk menggunakan pendekatan sensitif dari audiensi.

Penentuan ide pokok tema dan konsep utama adalah dua hal yang terpisah, tema adalah tema yang luas dan konsep sentral adalah pernyataan tematik, yang menjelaskan konten dan tujuan penerimaan pemirsa. Dalam surat dan catatan pendek, ide awal bisa sangat jelas. Namun, dalam surat yang menjelaskan ide penting, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan.
Pilih saluran dan media;
- Komunikasi verbal, saluran ini digunakan saat pesannya sederhana, tidak perlu untuk catatan permanen dan pemirsa merasa nyaman. Pengumuman lisan termasuk diskusi, panggilan telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi.
- Komunikasi tulisan. saluran ini datang dalam berbagai bentuk seperti surat, catatan, kalimat, dan kutipan.
Alasan pesan tidak dikonfigurasi dengan benar;
- Pesan dalam surat terlalu panjang dan butuh waktu lama bagi pembaca untuk mengerti.
- Informasi yang tidak relevan dan sulit dipahami.
- Menghadirkan ide-ide irasional yang membuat komunikasi menjadi sulit bagi audiensi.
- Informasi penting tidak dapat dimasukkan dalam diskusi.

Bantu Audiensi Memahami Pesan

Sampaikan pesan kepada audiensi dengan pengaturan pesan yang baik dan bahasa yang mudah dipahami.
Hemat waktu, dengan memberikan informasi yang relevan sehingga audiensi dapat dengan mudah memahami informasi yang disampaikan.

Penulis:
1. Asyamil Maidah
2. Irna Febriana
Mahasiswa Jurusan Akuntansi Universitas Pamulang

Editor: Ika Ayuni Lestari

Bahasa: Rahmat Al Kafi