Tangerang Selatan, MMI — Tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang (UNPAM), merancang sebuah sistem informasi buku tamu berbasis web untuk Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen). Proyek ini dikembangkan sebagai bagian dari kegiatan Kerja Praktek (KP) yang berlangsung di instansi tersebut.
Tim pengembang terdiri atas Alfinsa Pudya Pratama (NIM 221011402413), Dipa Dwi Atmadja (NIM 221011401610), dan Faturrahman Alfiansyah (NIM 231011402218), di bawah bimbingan dosen pembimbing Afiani Agus Abdillah, S.Kom., M.Kom. Kerja Praktek ini dilaksanakan di kantor PPSDM Kemendikdasmen yang berlokasi di Jl. Raya Parung–Ciputat No. KM 19, Serua, Kecamatan Bojongsari, Kota Depok.
Masalah Pencatatan Tamu Manual
Selama ini, PPSDM Kemendikdasmen menerima kunjungan tamu dari berbagai pihak setiap harinya, mulai dari mitra kerja, instansi pemerintah lain, hingga masyarakat umum. Namun, seluruh kunjungan tersebut masih dicatat menggunakan buku tamu fisik.
Cara manual ini menimbulkan sejumlah kendala, di antaranya sulitnya pencarian data, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, lambatnya penyusunan laporan kunjungan, serta ketiadaan pemantauan tamu secara real-time.
Kondisi tersebut dinilai kurang sejalan dengan arah transformasi digital di lingkungan pemerintahan yang mendorong instansi memanfaatkan teknologi informasi guna meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelayanan publik.
Dibangun dengan Metode RAD
Untuk menjawab persoalan tersebut, tim menerapkan metode Rapid Application Development (RAD), sebuah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang menekankan kecepatan proses mulai dari perancangan hingga implementasi sistem. Metode ini terdiri atas empat tahapan utama, yaitu Requirements Planning, User Design, Construction, dan Cutover.
Dari sisi teknis, sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan basis data MySQL serta didukung XAMPP sebagai lingkungan pengembangan lokal.
Baca Juga: Teknologi Informasi: Pilar Perubahan Menuju Masa Depan
Proses pengumpulan data kebutuhan sistem dilakukan melalui observasi langsung, wawancara dengan petugas keamanan dan administrasi, serta studi pustaka dari berbagai referensi ilmiah terkait sistem informasi dan buku tamu digital.
Fitur Utama Sistem
Sistem Informasi Buku Tamu yang dihasilkan mampu mencatat data kunjungan tamu secara digital, lengkap dengan fitur pencarian data berdasarkan nama, tanggal kunjungan, dan keperluan.
Selain itu, sistem juga dilengkapi dashboard monitoring yang memungkinkan petugas memantau tamu yang sedang berada di lingkungan kantor secara real-time, serta fitur pembuatan laporan kunjungan otomatis bagi administrator.
Perancangan sistem turut didukung oleh sejumlah diagram UML, seperti use case diagram, class diagram, activity diagram, dan sequence diagram, guna memastikan alur kerja aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna sebelum memasuki tahap implementasi antarmuka.
Lolos Pengujian Black Box
Untuk memastikan sistem berjalan sesuai fungsinya, tim melakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing yang berfokus pada hasil keluaran sistem tanpa perlu menelusuri struktur kode program secara mendetail.
Hasil pengujian menunjukkan seluruh fitur utama, mulai dari login, pencatatan kunjungan, pencarian data, hingga pembuatan laporan, dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Baca Juga: Lulusan SMK Bisa Kuliah Jurusan Apa Saja? Ini Penjelasan Lengkapnya
Diharapkan Tingkatkan Efisiensi dan Keamanan
Dengan hadirnya sistem ini, proses pencatatan kunjungan tamu di PPSDM Kemendikdasmen yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat beralih menjadi terkomputerisasi sehingga lebih efisien, akurat, dan terstruktur.
Tim pengembang turut memberikan sejumlah saran pengembangan lanjutan, seperti penambahan notifikasi otomatis melalui email atau WhatsApp, integrasi QR code untuk mempercepat validasi kedatangan tamu, serta pengembangan versi mobile berbasis Android maupun iOS agar sistem lebih fleksibel digunakan pada masa mendatang.
Kerja Praktek ini turut menjadi wujud kontribusi mahasiswa Universitas Pamulang dalam mendukung digitalisasi layanan di instansi pemerintah, sekaligus menjadi sarana penerapan ilmu yang dipelajari di bangku perkuliahan ke dalam praktik nyata di dunia kerja.
Penulis: Alfinsa Pudya Pratama (221011402413)
Mahasiswa Teknik informatika Universitas Pamulang (UNPAM)
Dosen Pengampu: Afiani Agus Abdillah, S.Kom., M.Kom.
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
⚡ Baca Lebih Cepat Artikel MMI di Ponsel Anda!
Ikuti Channel WhatsApp
Media Mahasiswa Indonesia (MMI):
KLIK DI SINI
