Dalam bisnis, komunikasi sangat penting dan penting. Komunikasi dalam hal ini bersifat jamak, komunikasi bisa dilakukan dengan beberapa hal yaitu dengan cara komunikasi melalui media tulis, media elektrononik, dan media suara. Karena komunikasi bukan hanya untuk individu saja melainkan untuk semua.
Dalam hal ini penyampaian komunikasi dengan cara menempatkan kata-kata yang memiliki arti sesuai dengan bahasa atau simbol tertentu guna untuk menyampaikan sebuah informasi yang memiliki tujuan tersendiri, bahasa, dan simbol yang jelas akan mempermudah dalam pemahaman informasi dari pihak pertama ke pihak kedua.
Sehingga pemakaian bahasa dan simbol yang sangat jelas akan bisa mempermudah komunikasi guna mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan.
Dalam menyusun sebuah pesan bisnis setidaknya ada 3 tahap yang harus dilalui, di antaranya:
- Perencanaan
- Tujuan komunikasi;
- Audiensi;
- Ide pokok;
- Media.
- Pengorganisasian (menyusun dan memformulasi pesan)
Dalam organisasi B, asal kata, frasa, paragraf, dan diagram mulai mendukung gagasan dasar dari proses ini. Penerima pesan itu mudah dan dapat dimengerti dan harus menyadari kata-kata, frasa, dan referensi yang mereka pahami dan gunakan. - Revisi
Jika pengawasan masih belum tepat, mereka harus diverifikasi di samping perubahan dan peningkatan yang diperlukan untuk mencapai rencana sebelumnya.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, komunikasi bisnis memiliki tiga tujuan:
- Memberikan informasi berarti memberikan informasi bisnis kepada pihak lain;
- Dorong pihak lain ke media untuk memahami apa yang sedang dikirim dengan baik dan benar;
- Kerja sama melibatkan kerja sama antara satu orang dan orang lain.
Ada beberapa hal yang harus dilakukan apabila ingin melakukan pengorganisasian pesan bisnis dengan baik dan benar:
- Subjek dan tujuan pesan bisnis harus jelas;
- Semua informasi harus sesuai dengan subjek dan tujuannya;
- Ide-ide harus dikelompokkan dan disampaikan dengan cara yang logis;
- Sudah mencakup semua informasi penting.
Bagaimana memenuhi kebutuhan audiensi akan informasi?
- Temukan apa yang diinginkan audiensi Anda;
- Prediksikan pertanyaan yang belum terjawab;
- Harap berikan semua informasi yang diperlukan;
- Pastikan informasinya benar;
- Pelajari ide yang menarik bagi khalayak.
Bagaimana membuktikan tujuan Anda?
Menetapkan tujuan yang tepat harus mudah di dunia nyata. Karena itu, Anda perlu mengikuti tes untuk melihat apakah tujuan Anda memenuhi empat pertanyaan berikut:
- Apakah tujuan ini realistis? (Artinya, gagasan dapat disesuaikan dengan fungsi yang ada seperti keuangan, manajemen, sumber daya, dan praktik bisnis).
- Apakah ini waktu yang tepat? (Pertanyaan akurasi harus dipertimbangkan ketika menyajikan satu atau lebih ide).
- Apakah orang yang mengirim pesan baik-baik saja? (Identifikasi yang tepat dari orang yang tepat untuk pengiriman pesan mempengaruhi efektivitas pengiriman pesan).
Beberapa hal yang menyebabkan pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik di antaranya:
- Pesan bertele-tele;
- Adanya informasi yang tidak relevan;
- Ide tidak logis;
- Informasi utama/ penting terlupakan.
Ada beberapa hal yang harus dilakukan apabila ingin melakukan pengorganisasian pesan bisnis dengan baik dan benar:
- Subjek dan tujuan pesan bisnis harus jelas;
- Semua informasi harus sesuai dengan subjek dan tujuannya;
- Ide-ide harus dikelompokkan dan disampaikan dengan cara yang logis;
- Sudah mencakup semua informasi penting.
Ada beberapa manfaat yang dirasakan apabila dapat mengorganisasikan pesan bisnis dengan efektif dan efisien:
- Membantu audiensi memahami suatu pesan
Misalnya, pelanggan yang mengeluh tentang masalah pembelian produk dengan manajer toko mungkin menerima respons yang tidak menyenangkan atau membuat frustrasi. Surat tanggapan dapat dikonfigurasi secara wajar untuk dipahami, tetapi pengguna menerimanya karena gaya penggunaan bahasa terlalu tinggi (tanpa alasan). - Menghemat waktu
Karena tujuan pengorganisasian pesan yang benar adalah untuk menyampaikan informasi dan ide yang relevan. - Mempermudah pekerjaan komunikator
Mengatur pesan yang tepat membantu Anda menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan menghemat waktu. Ini adalah elemen bisnis yang sangat penting, sehingga pekerjaan dilakukan dengan cara yang praktis, cepat, dan efisien.
Penulis: Salsa Alifah & Muhamad Farhan Susanto
Mahasiswa Jurusan Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
