7 Cara Membuat Press Release Event Perusahaan & Organisasi

Artikel kali ini akan membahas tentang cara membuat press release event perusahaan dan organisasi yang baik dan benar. Bacaan ini sangat penting bagi orang-orang yang bekerja di bidang atau divisi Humas perusahaan atau Organisasi.

Tapi sebelum lanjut membahas tentang cara membuat press release, hal yang paling penting diketahui bahwa press release harus terbit di media online.

Nah, jika Anda membutuhkan informasi tentang media yang dapat menerbitkan press release maka silakan membaca artikel berikut Media Online yang Menerima Press Release Berita: 100% Terbit.

Atau jika tertarik untuk menerbitkan Press Release di Media Mahasiswa Indonesia, kamu bisa menghubungi Redaksi melalui WA 0811-2564-888.

Mari kita lanjut. Press release merupakan alat yang efektif untuk menginformasikan perusahaan atau organisasi kepada media massa dan masyarakat luas.

Dalam press release, Anda dapat menyampaikan berbagai informasi penting, seperti peluncuran produk baru, pengumuman acara, atau prestasi perusahaan.

Namun, agar press release Anda berhasil menarik perhatian media dan membantu memperluas jangkauan pesan Anda, perlu adanya beberapa langkah penting. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat press release yang efektif:

1. Tentukan Tujuan dan Sasarannya

Sebelum Anda mulai menulis press release, tentukan terlebih dahulu tujuan dan sasaran Anda.

Apakah Anda ingin meningkatkan kesadaran merek, mengumumkan peluncuran produk baru, atau memperkenalkan kepemimpinan baru dalam perusahaan? Dengan menetapkan tujuan yang jelas, Anda dapat menyusun pesan yang tepat dan mengarahkan fokus press release.

2. Pilih Struktur yang Tepat

Press release yang efektif memiliki struktur yang terorganisir dengan baik. Gunakan format yang umum digunakan oleh media massa, yang terdiri dari headline, lead paragraph, tubuh teks, dan informasi kontak.

Headline harus menarik perhatian pembaca dan mencerminkan inti dari pesan Anda. Lead paragraph harus memberikan ringkasan singkat tetapi menarik tentang apa yang akan dibahas dalam press release.

Tubuh teks harus menguraikan informasi lebih lanjut dengan jelas dan padat. Terakhir, sertakan informasi kontak di bagian akhir untuk memungkinkan media menghubungi Anda jika membutuhkan klarifikasi atau wawancara.

Baca juga: Jasa Press Release ke Media Nasional: Murah & 100% Terbit

3. Gunakan Bahasa yang Menarik dan Mudah Dipahami

Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami dalam press release Anda. Hindari penggunaan istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh pembaca umum.

Pastikan pesan Anda disampaikan dengan jelas dan tanpa ambigu. Gunakan kalimat pendek dan paragraf yang singkat untuk menjaga agar press release tetap mudah dibaca dan dipahami oleh media massa.

4. Fokus pada Informasi yang Penting

Saat menulis press release, berikan informasi yang relevan dan penting. Sampaikan pesan Anda secara jelas dan langsung, tanpa terlalu banyak menggunakan kalimat yang bertele-tele. Utamakan informasi yang menarik bagi media dan pembaca.

Sertakan fakta dan data yang mendukung untuk memperkuat klaim Anda. Jika memungkinkan, sertakan kutipan dari perwakilan perusahaan atau individu terkait untuk memberikan perspektif yang lebih pribadi dan menarik.

5. Gunakan Kutipan dan Sumber yang Terpercaya

Jika Anda mengutip seseorang dalam press release Anda, pastikan untuk menggunakan kutipan yang relevan dan menarik.

Sertakan nama dan jabatan orang yang dikutip untuk memberikan kredibilitas pada pernyataan tersebut.

Selain itu, jangan lupa mencantumkan sumber-sumber yang relevan untuk informasi yang Anda sampaikan. Ini akan membantu media melakukan pengecekan fakta dan memberikan kepercayaan pada press release Anda.

Baca juga: Cara Mengirim Artikel, Berita dan Tulisan ke Media Online: 100% Terbit!

6. Edit dan Proofread

Sebelum mengirimkan press release Anda, penting untuk mengedit dan memeriksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan kesalahan lainnya. Pastikan press release Anda bebas dari kesalahan yang dapat merusak citra perusahaan Anda. Anda juga dapat meminta rekan kerja atau teman untuk membaca ulang press release Anda untuk mendapatkan masukan dan saran tambahan sebelum dipublikasikan.

7. Distribusikan dengan Cermat

Setelah press release Anda selesai, saatnya mendistribusikannya ke media massa dan saluran komunikasi lainnya. Kirimkan press release Anda melalui email atau platform distribusi berita yang relevan dengan industri atau topik Anda.

Pastikan Anda mengirimkannya kepada jurnalis atau redaktur yang tepat yang mungkin tertarik dengan informasi yang Anda sampaikan. Juga, pastikan untuk mematuhi pedoman dan prosedur yang ditetapkan oleh media massa yang menerima press release.

Nah, Anda juga dapat mengirim press release ke Media Mahasiswa Indonesia (media yang saat ini Anda baca).

Caranya kirim press release dalam format MS WORD melalui WA 0811-2564-888 (Rahmat Al Kafi). Adapun ketentuan lainnya dapat dibaca pada artikel berikut: Cara Press Release Ke Media Mahasiswa Indonesia.

Kelebihan mengirim artikel ke Media Mahasiswa Indonesia karena memiliki pembaca yang cukup tinggi. Menurut data Ubersuggest pada Januari 2023, Situs Media Mahasiswa Indonesia: mahasiswaindonesia.id dikunjungi sekitar 70.016 pembaca per bulan atau sekitar 2.333 pembaca per hari.

Nah, jadi kami sangat merekomendasikan Media Mahasiswa Indonesia jika Anda ingin mengirim artikel ke kami.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat press release yang efektif dan meningkatkan visibilitas perusahaan atau organisasi Anda di media massa.

Ingatlah untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas, menggunakan bahasa yang mudah dipahami, dan fokus pada informasi yang penting. Semoga berhasil dalam upaya Anda untuk menghasilkan press release yang menarik dan efektif!

FAQ: Panduan Membuat Press Release Event

1. Apa fungsi utama dari press release bagi sebuah perusahaan atau organisasi?

Press release (siaran pers) adalah alat komunikasi yang sangat efektif untuk menginformasikan media massa dan masyarakat luas mengenai kabar penting dari perusahaan atau organisasi. Fungsinya adalah untuk menyampaikan berbagai informasi, seperti pengumuman acara (event), peluncuran produk baru, pencapaian, atau perubahan kepemimpinan, yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran merek (brand awareness) dan memperluas jangkauan pesan.

2. Apa langkah pertama dan paling krusial sebelum mulai menulis press release?

Langkah pertama yang paling krusial adalah Menentukan Tujuan dan Sasaran dari press release tersebut. Penulis harus secara jelas menetapkan apa yang ingin dicapai, misalnya, apakah tujuannya untuk meningkatkan kesadaran merek, mengumumkan peluncuran produk tertentu, atau menginformasikan acara mendatang. Tujuan yang jelas akan memandu penyusunan pesan yang tepat dan fokus.

3. Struktur apa yang harus digunakan agar press release efektif dan diterima oleh media massa?

Press release yang efektif harus menggunakan struktur standar yang umumnya digunakan oleh media massa. Struktur ini terdiri dari empat bagian utama:

1. Headline: Harus menarik perhatian pembaca dan mencerminkan inti pesan.
2. Lead Paragraph: Memberikan ringkasan singkat namun menarik tentang keseluruhan isi press release.
3. Tubuh Teks: Menguraikan informasi lebih lanjut secara jelas, padat, dan didukung fakta.
4. Informasi Kontak: Bagian akhir yang memungkinkan media menghubungi pihak organisasi untuk klarifikasi atau wawancara.

4. Mengapa penting menggunakan bahasa yang sederhana dalam press release, dan apa yang harus dihindari?

Penting untuk menggunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami dalam press release. Tujuannya adalah memastikan pesan tersampaikan dengan jelas kepada media dan pembaca umum. Penulis harus menghindari penggunaan istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh khalayak luas, serta menghindari kalimat yang bertele-tele. Kalimat dan paragraf pendek dianjurkan untuk menjaga kemudahan pembacaan.

5. Bagaimana cara memastikan informasi yang disampaikan dalam press release memiliki kredibilitas tinggi?

Kredibilitas press release diperkuat dengan memfokuskan pada Informasi yang Penting dan Relevan yang didukung oleh fakta dan data. Penulis juga wajib Menggunakan Kutipan dan Sumber yang Terpercaya. Kutipan harus relevan dan mencantumkan nama serta jabatan orang yang dikutip. Selain itu, mencantumkan sumber-sumber terkait membantu media melakukan pengecekan fakta (fact-checking).

6. Apa yang harus dilakukan penulis setelah press release selesai ditulis sebelum dikirimkan?

Setelah selesai menulis, langkah krusial yang tidak boleh dilewatkan adalah Edit dan Proofread. Penulis harus memastikan press release bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan kesalahan minor lainnya yang dapat merusak citra perusahaan. Dianjurkan untuk meminta rekan kerja membaca ulang guna mendapatkan masukan tambahan sebelum dipublikasikan.

7. Bagaimana cara mendistribusikan press release dengan cermat agar mencapai target audiens yang tepat?

Distribusi harus dilakukan secara cermat ke media massa dan saluran komunikasi yang relevan. Press release dapat dikirimkan melalui email atau platform distribusi berita. Penulis harus memastikan mengirimkannya kepada jurnalis atau redaktur yang tepat yang memiliki minat pada industri atau topik yang disampaikan. Selain itu, penting untuk mematuhi pedoman dan prosedur pengiriman yang ditetapkan oleh media penerima.

8. Apakah press release harus terbit di media online, dan apakah ada media yang direkomendasikan?

Ya, agar press release dapat menjangkau masyarakat luas, penerbitannya di media online sangat penting. Media online memiliki jangkauan yang luas dan cepat. Artikel merekomendasikan Media Mahasiswa Indonesia karena memiliki jumlah pembaca yang tinggi (sekitar 122.000-an pembaca per bulan), sehingga visibilitas press release akan maksimal.

9. Bagaimana cara mengirimkan press release ke Media Mahasiswa Indonesia?

Cara mengirimkan press release ke Media Mahasiswa Indonesia adalah dengan mengirimkan naskah dalam format MS WORD melalui WA 0811-2564-888 (kepada Redaksi MMI). Ketentuan rinci lainnya dapat ditemukan pada artikel Cara Press Release Ke Media Mahasiswa Indonesia.

10. Selain untuk mengumumkan event, informasi apa lagi yang dapat disampaikan melalui press release?

Selain untuk mengumumkan acara (event), press release juga efektif untuk menyampaikan berbagai informasi penting lainnya. Ini termasuk peluncuran produk baru, prestasi perusahaan/organisasi (seperti penghargaan atau pencapaian target), atau pengumuman mengenai perubahan signifikan dalam struktur organisasi, seperti perkenalan kepemimpinan atau kebijakan baru.

⚡ Baca Lebih Cepat Artikel MMI di Ponsel Anda!
Ikuti Channel WhatsApp
Media Mahasiswa Indonesia (MMI):
KLIK DI SINI