Pengabdian Masyarakat: Strategi Pengelolaan dan Pelaporan Beasiswa berbasis Sistem Akuntansi

Gresik, MMI – Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Sunan Gresik (LPPM USG) mengadakan kegiatan pengabdian masyarakat dengan tema “Strategi Pengelolaan dan Pelaporan Beasiswa berbasis Sistem Akuntansi”.

Kegiatan tersebut diselenggarakan sebagai bentuk kepedulian terhadap pentingnya literasi keuangan dikalangan mahasiswa penerima beasiswa di pesantren mahasiswa USG. Kegiatan pengabdian masyarakat ini tidak hanya membahas teori mengenai pengelolaan dana beasiswa bagi mahasiswa, tetapi juga mengajak peserta memahami bagaimana cara menggunakan dana beasiswa secara lebih bijak dan terarah. Kondisi tersebut menjadi dasar dilaksanakannya program pendampingan ini.

Kegiatan berlangsung dalam suasana interaktif dan komunikatif sehingga peserta merasa lebih nyaman untuk berdiskusi mengenai pengalaman mereka dalam mengatur keuangan pribadi. Tim pengabdian memberikan contoh-contoh sederhana yang dekat dengan kehidupan mahasiswa sehari-hari, mulai dari pengeluaran untuk kebutuhan kuliah hingga pengeluaran konsumtif yang sering tidak disadari.

Pendekatan seperti ini membuat peserta lebih mudah memahami pentingnya pengelolaan keuangan yang tertib. Selain itu, mahasiswa juga diberi kesempatan untuk langsung mempraktekkan materi yang disampaikan selama pelatihan berlangsung.

Perencanaan Keuangan Mahasiswa

Pada sesi perencanaan keuangan, mahasiswa diajak memahami dana beasiswa bukan hanya sekadar bantuan pendidikan, tetapi juga amanah yang perlu dikelola dengan baik. Banyak peserta mengaku selama ini menggunakan dana beasiswa tanpa perencanaan yang jelas sehingga sering kali dana habis sebelum kebutuhan kuliah terpenuhi.

Dari kondisi tersebut, tim pengabdian mulai mengajak peserta mengenali prioritas kebutuhan, seperti biaya kuliah, pembelian buku, transportasi, dan kebutuhan akademik lainnya. Diskusi dilakukan secara santai agar mahasiswa lebih terbuka dalam menceritakan tantangan keuangan yang mereka alami.

“Banyak mahasiswa yang menerima bantuan pendidikan, namun belum memiliki kebiasaan mencatat maupun merencanakan penggunaan dana sesuai dengan ketentuan” ujar Rony selaku narasumber I pengabdian masyarakat. Selain membahas penyusunan anggaran, peserta juga diberikan gambaran mengenai pentingnya membedakan kebutuhan dan keinginan.

Dalam praktiknya, mahasiswa sering menghadapi godaan pengeluaran yang sebenarnya tidak terlalu mendesak. Oleh karena itu, tim pengabdian memberikan beberapa contoh kasus sederhana yang sering terjadi dalam kehidupan mahasiswa sehari-hari. Melalui contoh tersebut, peserta mulai memahami bahwa pengelolaan keuangan yang baik tidak selalu berkaitan dengan jumlah uang yang dimiliki, tetapi lebih pada cara mengaturnya secara disiplin.

Sebagai bagian dari pelatihan, peserta diminta menyusun rencana pengeluaran bulanan sesuai pedoman penggunaan dana KIP. Kegiatan ini membuat mahasiswa lebih sadar terhadap pola penggunaan uang yang selama ini dilakukan.

Beberapa peserta bahkan menyadari bahwa pengeluaran kecil yang dianggap sepele ternyata cukup mempengaruhi kondisi keuangan mereka. Pendampingan dilakukan secara langsung agar setiap peserta dapat menyusun perencanaan yang realistis dan mudah diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Dari proses tersebut, mahasiswa mulai memahami pentingnya memiliki kontrol terhadap keuangan pribadi.

Pelatihan dan Pendampingan Pencatatan Transaksi

Pada sesi pelatihan pencatatan transaksi, peserta dikenalkan pada cara sederhana untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran harian melalui aplikasi pengelola keuangan. Tim pengabdian menjelaskan bahwa pencatatan keuangan tidak harus rumit seperti laporan perusahaan, tetapi cukup dilakukan secara sederhana dan konsisten.

Banyak mahasiswa sebelumnya merasa pencatatan keuangan adalah hal yang sulit dan membosankan. Namun setelah diberikan contoh yang praktis, peserta mulai memahami manfaat dari kebiasaan mencatat transaksi sehari-hari. Melalui kegiatan pendampingan, mahasiswa diminta mencoba mencatat transaksi yang biasa mereka lakukan, mulai dari biaya makan, transportasi, pembelian alat tulis, hingga pengeluaran kecil lainnya.

Dari latihan tersebut, peserta dapat melihat secara langsung kemana dana beasiswa mereka digunakan selama ini. Beberapa mahasiswa mengaku baru menyadari bahwa pengeluaran kecil yang dilakukan berulang ternyata cukup besar jika dihitung dalam satu bulan. Pengalaman tersebut menjadi pembelajaran yang cukup berkesan bagi peserta.

“Penatausahaan merupakan proses penting karena merupakan kegiatan pencatatan pengeluaran dan pemasukan untuk nantinya dibuat dasar pelaporan,” tutur Putra selaku narasumber 2 pengabdian masyarakat.

Suasana pelatihan berlangsung aktif karena peserta tidak hanya mendengarkan materi, tetapi juga berdiskusi mengenai kendala yang mereka alami dalam mengatur keuangan. Tim pengabdian kemudian memberikan pendampingan secara bertahap agar mahasiswa tidak merasa kesulitan dalam melakukan pencatatan.

Metode pengabdian yang sederhana dan mudah dipahami, peserta menjadi lebih percaya diri untuk mulai menerapkan kebiasaan mencatat transaksi dalam kehidupan sehari-hari. Kegiatan ini diharapkan dapat membantu mahasiswa membangun kebiasaan administrasi keuangan yang lebih tertib dan teratur.

Pelaporan Keuangan Sederhana

Pada sesi pelaporan keuangan sederhana, peserta diberikan pemahaman bahwa laporan keuangan dapat menjadi alat untuk melihat kondisi keuangan secara lebih jelas. Menurut narasumber pengabdian masyarakat 3 Aisyah mengungkapkan bahwa “laporan sederhana dapat membantu mahasiswa mengetahui apakah penggunaan dana yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana awal atau justru melebihi anggaran”.

Penjelasan diberikan menggunakan bahasa yang ringan sehingga peserta tidak merasa sedang mempelajari materi akuntansi yang terlalu formal. Pendekatan ini membuat mahasiswa lebih mudah memahami manfaat laporan keuangan dalam kehidupan sehari-hari.

Peserta kemudian dibimbing menyusun laporan realisasi sederhana berdasarkan hasil pencatatan transaksi yang telah dilakukan sebelumnya. Laporan tersebut memuat anggaran, realisasi, jumlah pemasukan, pengeluaran, dan sisa saldo yang masih dimiliki.

Melalui proses ini, mahasiswa mulai memahami hubungan antara pencatatan transaksi dengan penyusunan laporan keuangan. Mereka juga menyadari bahwa laporan sederhana dapat membantu mengontrol penggunaan dana agar tidak berlebihan.

Melalui kegiatan pengabdian ini, peserta diharapkan tidak hanya memahami cara mengelola dana beasiswa, tetapi juga memiliki kesadaran untuk lebih bertanggung jawab terhadap penggunaan dana pendidikan yang mereka terima.

Program ini menjadi langkah awal untuk membangun kebiasaan keuangan yang lebih baik di lingkungan pesantren mahasiswa Universitas Sunan Gresik. Melalui kemampuan perencanaan, pencatatan, dan pelaporan melalui sistem, mahasiswa dapat lebih mudah mengontrol pengeluaran sekaligus mengevaluasi kondisi keuangannya sendiri.

Hasil kegiatan menunjukkan bahwa peserta merasa materi yang diberikan sangat relevan dengan kebutuhan mengelola keuangan selama menjalani perkuliahan di Universitas Sunan Gresik.

Penulis: