Surabaya, MMI – Pendidikan memiliki peran penting dalam membentuk kecakapan dan keterampilan seseorang sebelum memasuki dunia kerja. Sistem pendidikan yang berbasis pada peningkatan keterampilan sumber daya manusia, diharapkan mampu memberikan pengetahuan dan keterampilan dasar yang kuat.
Dalam rangka merealisasikan program pendidikan yang berkualitas dan relevan maka dilaksanakan kegiatan magang sesuai dengan kurikulum di Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya. Magang merupakan kegiatan lapangan atau praktek kerja yang dilakukan secara aktif dalam suatu perusahaan atau instansi yang diikuti oleh seorang mahasiswa.
Baca juga:Â Kolaborasi Magang dan Digitalisasi: Mahasiswa Untag Surabaya Terlibat dalam Tata Kelola Arsip Modern
Pengalaman magang menjadi salah satu momen penting bagi mahasiswa untuk mengenal lebih dekat praktik administrasi pemerintaha n secara langsung. Hal inilah yang dialami oleh Annisa Cahya, mahasiswa semester 6 Program Studi Administrasi Negara, saat menjalani magang di Kantor Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, khususnya di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah.
Selama masa magang, Annisa mendapat tugas utama dalam membantu proses penginputan disposisi surat masuk melalui sistem TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik), yang merupakan sebuah platform digital yang kini digunakan sebagai bagian dari transformasi tata kelola administrasi berbasis elektronik di lingkungan pemerintahan daerah.
Tugas ini melibatkan koordinasi langsung dengan pegawai struktural dan staf di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah. Sebagai mahasiswa, Annisa belajar bagaimana setiap surat yang masuk ke biro harus diproses secara cepat, tepat, dan terdokumentasi dengan baik untuk mendukung kelancaran kinerja birokrasi.
Kegiatan ini berlangsung selama masa magang pada semester genap tahun akademik 2024/2025, tepatnya sejak bulan Maret hingga Juni 2025, di Kantor Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur yang beralamat di Jalan Pahlawan No. 110, Kota Surabaya.
Sistem TNDE memiliki sejumlah keunggulan yang menjadikannya andalan dalam tata kelola surat menyurat di era digital. Pertama mengenai efisiensi waktu, proses pengiriman dan disposisi surat dapat dilakukan dalam hitungan menit. Kedua, akuntabilitas dimana setiap tindak lanjut surat dapat dipantau secara real-time oleh pejabat terkait. Ketiga, arsip digital yang terintegrasi, dokumen tersimpan secara sistematis dan dapat diakses kembali dengan mudah bila diperlukan.
TNDE memungkinkan penginputan data surat secara elektronik yang berlangsung terhubung dengan struktur organisasi biro. Saat surat masuk diterima, operator sistem akan mencatat informasi surat tersebut, mengunggah dokumen digitalnya, dan meneruskan ke pejabat yang berwenang memberikan disposisi. Setiap langkah tercatat secara otomatis di sistem, memudahkan pelacakan dan audit kinerja administrasi.
Melalui kegiatan magang ini, Annisa Cahya tidak hanya belajar tentang tata naskah dinas saja, tetapi juga memahami bagaimana teknologi mempu mendukung reformasi birokrasi di lingkungan instansi pemerintahan, khususnya di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah.
Penulis: Annisa Cahya Fatikasari
Mahasiswa Administrasi Negara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
Editor: Rahmat Al Kafi
Ikuti berita terbaru Media Mahasiswa Indonesia di Google News
