Surabaya, MMI – Dinas Pekerjaan Umum (PU) Bina Marga Provinsi Jawa Timur melalui Bidang Pembangunan dan Peningkatan melaksanakan pengelolaan arsip digital Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) sebagai dari upaya menjaga ketertiban administrasi dokumen pertanggungjawaban program pembangunan. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan LPJ dari setiap program pembangunan tersimpan rapi, terstruktur, dan mudah diakses, sehingga mendukung transparansi serta akuntabilitas pelaksanaan digital (01/2026).
Pengelolaan arsip LPJ dilakukan dengan memanfaatkan teknologi digital untuk mengamankan serta memudahkan pengelolaan dokumen-dokumen tersebut. Setiap berkas LPJ mencakup sejumlah dokumen pendukung yang diarsipkan secara lengkap, mulai dari dokumen perencanaan awal hingga bukti pelaksanaan dan pertanggungjawaban program.
Informasi dalam dokumen-dokumen LPJ tersebut menjadi bukti akuntabilitas atas penggunaan dana serta pelaksanaan kegiatan di lapangan, sehingga pengarsipannya secara sistematis sangat penting bagi instansi.
Belinda Nayla sebagai mahasiswa magang dari Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur terlibat langsung dalam pengelolaan arsip digital LPJ. Kegiatan magang berlangsung selama satu bulan, 29 Desember 2025 hingga 30 Januari 2026 di lingkungan Dinas Pekerjaan Umum (PU) Bina Marga Provinsi Jawa Timur.
Kegiatan ini secara langsung mempelajari alur pengelolaan arsip LPJ dari tahap penerimaan dokumen, melakukan verifikasi kelengkapan berkas LPJ yang diterima dari kelompok masyarakat Pelaksana Program (POKMAS).
Memastikan LPJ telah membuat dokumen-dokumen wajib seperti proposal kegiatan, Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) itu sendiri, berita acara, kwitansi, Rencana Anggaran Biaya (RAB), hingga surat penetapan lokasi (penlok).
Setelah memastikan kelengkapan dokumen, berkas-berkas tersebut dipindai dengan cara scanning untuk dibuat arsip digital, melakukan pencatatan data setiap arsip secara digital menggunakan perangkat lunak spreadsheet (Excel) guna memudahkan pencairan dan pemantauan dokumen.
Dokumen fisik kemudian di susun ke dalam kontak arsip berlabel sesuai kode klasifikasi. Setelah itu, box arsip tersebut dikirim ke Record Center (Pusat Penyimpanan Arsip) Dinas Pekerjaan Umum (PU) Bina Marga Provinsi Jawa Timur.
Rangkaian kegiatan tersebut menunjukkan komitmen Dinas Pekerjaan Umum (PU) Bina Marga Provinsi Jawa Timur dalam meningkatkan keteraturan dan efektivitas pengelolaan dokumentasi pertanggungjawaban program pembangunan dan peningkatan. Hasil magang diharapkan menjadi acuan bagi instansi untuk menyempurnakan sistem pengarsipan dokumen serupa di masa mendatang.
Penulis: Belinda Nayla Putri Katalina
Mahasiswa Administrasi Publik, UPN Veteran Jawa Timur
Dosen Pengampu: Dr. Ertien Rining Nawangsari, M.Si.
Editor: Salwa Alifah Yusrina
Bahasa: Rahmat Al Kafi
⚡ Baca Lebih Cepat Artikel MMI di Ponsel Anda!
Ikuti Channel WhatsApp
Media Mahasiswa Indonesia (MMI):
KLIK DI SINI
