Transformasi digital adalah keniscayaan yang mengubah lanskap kerja di berbagai sektor. Bagi institusi publik yang mengemban tugas melestarikan memori kolektif dan mencerdaskan masyarakat, seperti Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY, penguatan Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi kunci untuk keberlangsungan layanan yang relevan.
Perubahan ini menuntut arsiparis dan pustakawan untuk beradaptasi, dari fokus media fisik menuju pengelolaan aset digital, adopsi teknologi mutakhir, dan peran baru sebagai agen literasi digital (Hernawati dkk. 2022). Tantangan utama adalah menjembatani kesenjangan kompetensi agar SDM dapat mengelola sistem kearsipan dan kepustakaan modern secara efektif dan efisien (Pramana dkk. 2024).
Untuk mengatasi tantangan tersebut, DPAD DIY perlu merumuskan strategi penguatan SDM yang komprehensif, berfokus pada peningkatan kapabilitas dan adaptabilitas pegawai. Strategi ini dapat dipetakan melalui beberapa pilar utama.
Pertama, pengembangan kompetensi digital yang holistik. Kecakapan digital seorang pengguna teknologi harus meliputi pemahaman dan penguasaan terhadap empat pilar utama teknologi digital yakni digital skill yaitu kemampuan digital secara teknis, digital culture (budaya digital), digital ethic (aspek etika), dan safety digital skill (aspek keamanan secara siber) (Hernawati dkk. 2022).
Pelatihan Kearsipan dan Kepustakaan Digital: Mengadakan bimbingan teknis (Bimtek) terstruktur yang berfokus pada standar pengelolaan arsip digital, pengolahan metadata yang akurat, serta pemanfaatan perangkat lunak manajemen perpustakaan modern (Darmansah, 2023). Pelaksanaan sertifikasi juga krusial untuk menjamin kompetensi SDM kearsipan sesuai tuntutan era digitalisasi (Hernawati et. al., 2022).
Baca juga: Perpustakaan dan AI: Revolusi Senyap dalam Manajemen Pengetahuan
Keterampilan Non-Teknis (Soft Skills) Era Digital: Namun, pustakawan digital dan pengguna perpustakaan di era digital perlu mengembangkan keterampilan metaliterasi untuk menavigasi dan mengevaluasi informasi digital secara efektif. Dengan merangkul metaliterasi, pustakawan dan pemustaka dapat secara efektif terlibat dengan informasi digital dalam metaverse dan membuka potensinya sepenuhnya (Azizah dan Darmawan, t.t.).
Implementasi Sistem Digital Terintegrasi: Respon yang terintegrasi dan komprehensif tersebut bukan tanpa alasan, sebab era teknologi informasi saat ini sedang berada pada puncak perubahan besar yang sebanding dengan munculnya Revolusi Industri Pertama, Kedua, dan Ketiga. Sekarang kita sudah memasuki ke satu tahapan revolusi industri yang dinamakan Revolusi Industri 4.0. (Rodin dkk. 2022).
Kedua, penataan ulang tugas dan fungsi (redefinisi peran). Transformasi digital menuntut redefinisi peran bagi SDM Bidang Perpustakaan dan Arsip dalam hal ini pustakawan dan arsiparis, dari sekadar pengelola fisik menjadi “knowledge worker” atau mediator informasi. Arsiparis sebagai Penjamin Otentisitas dan Akses Digital: Peran arsiparis harus dioptimalkan sebagai penjamin otentisitas, legalitas, dan aksesibilitas arsip elektronik (Nurkarimah 2025). Efisiensi sistem arsip digital ditentukan oleh kemampuan integrasi data, kemudahan akses, dan keandalan dalam pengamanan dokumen penting (Pratama, t.t.).
Pustakawan sebagai Agen Transformasi Sosial: Dengan bantuan perpustakaan inklusif, masyarakat umum sekarang memiliki sarana untuk menerapkan solusi untuk meningkatkan standar hidup dan kohesi sosial (Oktavianus Nuwa dkk. 2024). Peran mereka meluas dari fokus pada koleksi fisik menjadi bagaimana membantu masyarakat memanfaatkan ilmu dan teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan (Pratama, t.t.).
Ketiga, kolaborasi dan jaringan kemitraan, kolaborasi dan jaringan kemitraan atau pentahelix adalah model inovasi yang digunakan dalam rangka untuk meningkatkan atau mengembangkan tingkat perekonomian suatu negara atau daerah yang di dalamnya melibatkan lima stakeholder yaitu pemerintah, pebisnis (swasta), media, akademika dan komunitas.
Dimana kelima unsur tersebut mempunyai masing-masing peran yang cukup besar dan berpengaruh, sehingga apabila digabungkan dalam suatu kolaborasi dengan tujuan tertentu akan mendapat hasil yang lebih bagus dan maksimal (Arifin Utha dkk. 2024).
Kerjasama Akademik dan Profesi: Menjalin kerjasama dengan pemerintah daerah kabupaten/kota, kementerian, pemerintah daerah provinsi, serta perguruan tinggi negeri untuk menyediakan sarana dan prasarana dalam pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan melalui pembangunan Tempat Uji Kompetensi (TUK) dengan melakukan kerjasama (Rahayuningsih 2020).
Baca juga: Pentingnya Mengintegrasikan Teknologi dalam Perpustakaan SD
Sinergi Lintas Sektor: Dengan terus mengutamakan dialog dan kolaborasi, kerjasama antara kedua pihak diharapkan dapat memberikan dampak positif yang lebih besar dalam meningkatkan literasi digital dan pendidikan di masyarakat (Ghifari, t.t.).
Implikasi dan hasil yang diharapkan dalam penelitian ini adalah penguatan SDM ini akan berdampak signifikan pada peningkatan kinerja DPAD DIY, mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien melalui sistem kearsipan berbasis digital (Ghifari, t.t.).
Dampak yang dilayani pada pelayanan publik dimana akses masyarakat terhadap informasi kearsipan dan koleksi perpustakaan lebih cepat dan transparan melalui platform digital (Ghifari, t.t.) kemudian pada efisiensi kerja dimana proses pengelolaan arsip dinamis menjadi lebih efisien dengan penerapan sistem e-Archive, mengurangi waktu pencarian, dan kesalahan administratif.
Selanjutnya dampak lainnya adalah pada kualitas SDM dimana terbentuknya SDM yang adaptif dan kompeten, dengan penguasaan kompetensi digital yang diperlukan untuk integrasi teknologi baru dan pada pelestarian arsip dimana Memori kolektif bangsa terlestarikan secara digital dan terintegrasi dalam SIKN, menjamin keasliannya dan menjaga keamanan data.
Penulis: Trilastiti Suryaningtyas (2024301059)
Mahasiswa Magister Manajemen Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa
Editor: Rahmat Al Kafi
Daftar Pustaka
Arifin Utha, Zulfiah Larisu, Irman, dan La Ode Aslim. 2024. “ANALISIS KEMITRAAN BERBASIS PENTAHELIX DALAM KOMUNIKASI PUBLIK PADA FORUM PENDAMPINGAN, KOMUNIKASI DAN KEMITRAAN PELAYANAN PUBLIK BLUD RUMAH SAKIT KONAWE.” Journal Publicuho 7 (4): 2161–77. https://doi.org/10.35817/publicuho.v7i4.577.
Azizah, Cholifatul, dan Didit Darmawan. t.t. PENGARUH BUDAYA LITERASI TERHADAP PRESTASI BELAJAR SISWA SETINGKAT SEKOLAH MENENGAH ATAS.
Ghifari, Muhammad Adam. t.t. FAKULTAS HUKUM ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MATARAM MATARAM 2024.
Hernawati, Liyya, Budi Santoso, dan Sambas Ali Muhidin. 2022. “STRATEGI PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN.” Jurnal MANAJERIAL 21 (1): 71–82. https://doi.org/10.17509/manajerial.v21i1.46377.
Nurkarimah, Ika. 2025. Pengelolaan arsip digital: Tantangan dan strategi di era transformasi digital.
Oktavianus Nuwa, William Djani, David Wilfrid Rihi, dan Delila Anggelina Nahak Seran. 2024. “Implementasi Kebijakan Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial Dalam Upaya Peningkatan Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat (IPLM): Studi Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur.” Dharma Ekonomi 31 (1): 128–42. https://doi.org/10.59725/de.v31i1.189.
Pramana, Dodi, Nelly Armayanti, dan Haryadi Haryadi. 2024. “Rancang Bangun Media Pembelajaran Kearsipan Melalui Aplikasi SIARDIG Untuk Guru Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.” RENATA: Jurnal Pengabdian Masyarakat Kita Semua 2 (3). https://doi.org/10.61124/1.renata.98.
Pratama, Putu Aditya. t.t. PENGEMBANGAN SISTEM ARSIP DIGITAL BERBASIS WEBSITE DENGAN FRAMEWORK LARAVEL UNTUK EFISIENSI PENYIMPANAN DAN KEAMANAN DATA.
Rahayuningsih, Fransisca. 2020. “Grand Design Pembinaan SDM Kearsipan di Lembaga Pendidikan Tinggi (Studi Dokumen Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan).” Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 9 (1): 49. https://doi.org/10.24036/112101-0934.
Rodin, Rhoni, Khusnul Khotimah, Moga Perdana, dan Ricca Dwi Mahfiro. 2022. Kebijakan pengelolaan arsip perguruan tinggi Islam di era industri 4.0 (studi pada Record Center Institut Agama Islam Negeri Curup). 4 (1).
⚡ Baca Lebih Cepat Artikel MMI di Ponsel Anda!
Ikuti Channel WhatsApp
Media Mahasiswa Indonesia (MMI):
KLIK DI SINI
