Sistem Pengendalian Keuangan di PT. BJ

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak pernah lepas dari yang namanya uang. Hal ini dikarenakan setiap harinya kita sebagai individu maupun komunitas selalu melakukan transaksi bisnis maupun transaksi keuangan baik dalam bentuk pendapatan maupun sebagai pengeluaran.

Keuangan adalah mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan projek mereka.

Istilah dapat berarti, ilmu keuangan dan aset lainnya, manajemen aset tersebut, menghitung dan mengatur risiko proyek (Tjandrakirana & Diani, 2020).

Pengendalian keuangan merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh perusahan yang bertujuan agar investasi, alokasi biaya, dan perolehan laba berjalan yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai sesuai dengan yang telah disusun.

Pengendalian keuangan juga merupakan tahap-tahap dimana rencana keuangan diterapkan yang berkaitan dengan bagaimana umpan balik dan proses penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan agar rencana yang telah disusun terlaksana atau dapat juga mengubah rencana yang telah disusun sebagai tanggapan terhadap berbagai perubahan dalam lingkungan operasi di dalam perusahaan.

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. BJ didirikan pada tahun 2009 yang beralamat di Bekasi. PT. BJ merupakan salah satu perusahaan manufaktur dalam bidang karoseri dump truck. Hasil produksi dari perusahaan ini antara lain body trailer, dump truck, car carrier, wingbox, dan tangka.

Sistem Pencatatan Kas

Kas merupakan salah satu akun atau rekening ynag disajikan oleh perusahaan sebagai salah satu elemen aktiva lancar. Kas merupakan terminal bagi arus lalu lintas transakisi dalam perusahaan. Semua transaksi atau tidak langsung pasti berhubungan langsung dengan kas.

Penerimaan Kas

Penerimaan kas perusahaan yang umum terjadi bersumber dari :

1. Penjualan barang dagangan atau jasa secara tunai.
2. Penerimaan dari pelunasan piutang.
3. Penjualan dari aktiva tetap.
4. Penerimaan dari pinjaman.
5. Hasil penjualan surat-surat berharga.
6. Pendapatan lain-lain.

Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas umum nya digunakan untuk:

1. Pembelian barang dagang atau jasa secara tunai.
2. Pembayaran utang kepada pemasok.
3. Pengeluaran biaya operasional.
4. Pemberian pinjaman.

Menurut saya sistem pencatatan yang ada di perusahaan ini terbilang cukup ketinggalan zaman karena masih menggunakan pencatatan manual di buku besar.

Padahal di zaman sekarang sudah banyak aplikasi keuangan yang dapat memberikan kemudahan dalam mencatat pemasukan dan pengeluaran, serta menyajikan data yang akan jadi sangat mendetail sehingga karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk membuat laporan keuangan secara manual.

Berikut sistem pencatatan yang ada di perusahaan ini:

1. Bendahara mencatat data penerimaan dan pengeluaran kas secara manual atau masih menggunakan Excel untuk mengolah data, biasanya bendahara mencatat kas secara manual di buku besar kas.
2. Setelah melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas, bendahara membuat laporan buku kas umum dan laporan buku bank harian di Excel kemudian diserahkan kepada sekretaris. Buku manual yang digunakan oleh bendahara digunakan untuk laporan kepada atasan setiap bulannya dan kemudian di tanda tangan.
3. Kemudian sekretaris memeriksa semua laporan penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diberikan sebelumnya oleh bendahara. Jika ada selisih antara pencatatan dengan cash on hand, maka sekretaris akan membuat rekonsiliasi.
4. Setelah semua nya di periksa, kemudian sekretaris membuat ringkasan data pengeluaran dan pemasukan kas harian yang kemudian akan di serahkan kepada manajer, guna nya agar manajer mengetahui seberapa besar pengeluaran dan pemasukan setiap hari nya dan untuk mengatur cashflow kedepannya.

Sistem Pencatatan Piutang

Pengelolaan piutang usaha yang efektif diperlukan untuk mendorong kemampuan kas yang dibutuhkan untuk pembiayaan perusahaan karena penerimaan yang tidak sepadan dengan kebutuhan dana akan memberatkan dalam menjalankan program kerja yang telah ditetapkan sebagai sasaran kegiatan perusahaan.

Sistem pengelolaan dan pengendalian piutang usaha yang baik sebagai upaya untuk lebih meningkatkan performansi/kinerja keuangan sebagai upaya untuk menekan biaya-biaya terutama yang berkaitan  langsung dengan pengelolaan piutang usaha seperti penyisihan piutang, penagihan piutang (yang bermasalah) dan penghapusan piutang usaha (Werita & Nofrialdi, 2021)

Selain pencatatan kas, pencatatan piutang di perusahaan ini juga kurang terstruktur karena sering kali lost control. Berikut ini sistem pencatatan piutang yang ada di perusahaan BJ:

1. Ketika orderan masuk, kemudian team AR membuat surat pesanan. Setelah di tanda tangani oleh manajer dan kepala sales kemudian jadilah SPK.
2. SPK dibuat, pembayaran PO (oleh leasing/dealer) bisa dilakukan dengan CASH dan COD.
3. Untuk pembayaran PO Leasing saat DO Kendaraan beberapa customer dibantu subsidi oleh PT. BJ
4. Unit masuk ke bagian produksi.
5. Jika kendaraan sudah datang, PO leasing dan PO Perorangan/Dealer (non PPN) dapat langsung dibuatkan tagihan.
6. Pengerjaan box dan uji mutu ±30 hari.
7. Setelah karoseri jadi, maka unit dikirimkan.
8. Karoseri yang akan dikirim harus segera dilunaskan untuk pembayaran COD.
9. Untuk PO dealer (PPN) setelah unit keluar dan ada surat jalan langsung dibuatkan tagihan.
10. Jatuh tempo piutang dihitung ±30 hari setelah unit keluiar dan tagihan dikirimkan.

Penulis berharap sistem pengendalian keuangan yang ada di PT. BJ dapat ditingkatkan, serta diharapkan diadakannya pelatihan-pelatihan terhadap staf yang berkompeten dengan sistem untuk meningkatkan sumber daya manusia dan mempermudah penggunaaan sistem.

Dalam penerapan sistem komputerisasi pada sistem yang baru sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai baik dari segi manusia maupun dari segi peralatannya.

Perlunya dilakukan pendekatan, pemeliharaan dan pengembangan sistem di masa akan datang untuk menjaga kelangsungan hidup sistem tersebut.

 

Penulis: Paramita
Mahasiswa Akuntansi, Universitas Pamulang

 

Editor: Salwa Alifah Yusrina
Bahasa: Rahmat Al Kafi

 

Desmi Werita, R. N. (2021). ANALISIS EFEKTIVITAS PENGELOLAAN DAN SISTEM. 1(1), 13–21.

Prasetio Ariwibowo, Agung Anggoro Seto, Apriyanti, Andrianingsih, V., Kusumastuti, R., Yohana, Darmawati, Sohilauw, M. I., Musnaini, Melinda, Lestari, B. A. H., Ristiyana, R., Yudilestari, E. P., & Dyanasari. (2022). Pengaturan Pengelolaan Keuangan Perusahaan Implementasi Strategi Dalam Keputusan Pendanaan Dan Pengendalian Keuangan. In Eureka Media Aksara.

Sari, S. Y., & Trisna, N. (2019). Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Transaksi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Untuk Perencanaan Pengendalian Keuangan. Jurnal Teknologi Informasi, 3(1), 25. https://doi.org/10.36294/jurti.v3i1.684