Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Struktur Penyampaian Pesan
Sebelumnya, struktur dalam penyampaian pesan dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Mulailah dengan ide dasar
Dengan adanya ide dasar yang bagus, maka pesan bisnis dapat dikembangkan dengan optimal sehingga pesan tersebut dapat berkualitas.
2. Daftar kiat teratas untuk mempermudah pembaca
Dengan menuliskan kiat-kiat dengan tanda miring atau ditulis dengan miring atau dengan cara menuliskan kiat tersebut di bagian bawah dengan menggunakan arti yang bisa dipahami oleh penerima pesan bisnis tersebut. Hal ini dimaksud untuk memperjelas pesan yang disampaikan sehingga informasi tersebut dapat dipahami dengan baik dan tidak terjadinya mis-komunikasi.
3. Foto yang diverifikasi
Dengan adanya tambahan foto atau gambar maka penjelasan dari sebuah abstrak akan lebih mudah dipahami karena penerima pesan tidak hanya memikirkan dalam pikirannya, melainkan bisa langsung melihat secara visual foto atau gambar yang disertakan.
Baca Juga: Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis
Pendekatan dalam Penyampaian Pesan Bisnis
Penyampaian pesan dalam bisnis dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Pendekatan secara langsung (Direct Plan)
Pendekatan langsung merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak menyenangkan kepada audiensi.
2. Pendekatan secara tidak langsung (Indirect Plan)
Sebaliknya, pendekatan tidak langsung merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiensi.
Jenis-Jenis Pesan dalam Bisnis
Pesan dalam bisnis biasanya ada tiga, yaitu:
- Good News;
- Goodwill; dan
- Bad News.
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct plan). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Komponen Pesan
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
1. Ide-ide pokok yang jelas
Kemukakan ide pokok di bagian awal penulisan pesan-pesan positif.
2. Penjelasan rinci
Bagian pertengahan, kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok.
3. Penutup surat
Bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.
Baca Juga: Apa dan Bagaimana Cara Perencanaan serta Pengorganisasian Pesan Bisnis?
1. Good News
Good news adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
Melalui pesan-pesan ini, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai, serta masyarakat publik pada umumnya.
Good news dalam bisnis dapat dibagi menjadi dua, yaitu good news tentang pekerjaan dan good news tentang produk.
Good news tentang pekerjaan
Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.
Good news tentang produk
Good news yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga produk, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
2. Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah:
Ucapan selamat (Congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan di bagian awal. Hal itu dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu, diuraikan alasan pemberian ucapan.
Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik di masa mendatang. Contohnya:
Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT. Senja mendapat predikat “Best Seller” Tahun 2020 dari Inter Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda. Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen Anda.
Penghargaan (Message of Appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja.
Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi.
Ucapan Duka cita
Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung.
Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.
Baca Juga: Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis
3. Bad News
Bad news adalah pesan yang bersifat negatif yang jika disampaikan akan memberikan perasaan tidak menyenangkan bagi penerima pesan yang bersangkutan.
Sehingga, pembuatan dan penyampaian pesan bad news harus dilakukan dengan memperhatikan banyak hal serta harus menggunakan cara yang tepat agar penyampaian pesan dapat dilakukan secara efektif tapi tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news tersebut.
Strategi Penyampaian Pesan Bad News
1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Nada atau Intonasi kita dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan fisik:
- Membantu audiensi mengerti bahwa bad news menggambarkan keputusan yang tegas;
- Membantu audiensi anda mengerti bahwa keputusan anda adil;
- Membantu audiensi agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. Memilih Perencanaan Organisasional
Terdapat dua pendekatan dalam menyampaikan suatu pesan yang bersifat bad news yaitu sebagai berikut:
Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Plan)
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiensi bad news. Di dalam pendekatan tidak langsung terdapat empat bagian penting, yaitu:
- Pembuka, yang menempatkan audiensi pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiensi.
- Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiensi menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
- Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiensi yang mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
- Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiensi.
Baca Juga: Analisis Bahasa Tubuh dan Peninjauan Lokasi dalam Presentasi Bisnis
Pendekatan Langsung (Direct Plan)
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini dapat diterapakan apabila:
- Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju;
- Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan;
- Pesan disampaikan secara empati.
Penulis: Mila Husnul Aulia dan Wulan Andriani
Mahasiswa Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
