Pengorganisasian pesan bisnis merupakan elemen krusial dalam dunia profesional yang sering kali menentukan kesuksesan sebuah komunikasi.
Setiap interaksi, mulai dari email internal sederhana hingga proposal klien yang kompleks, memerlukan strategi penyusunan pesan yang matang.
Kemampuan mengorganisasi informasi secara logis dan persuasif adalah kunci untuk memastikan penerima pesan tidak hanya memahami, tetapi juga bereaksi sesuai dengan tujuan yang kita harapkan.
Tanpa perencanaan dan pengorganisasian yang tepat, pesan yang disampaikan berisiko menjadi kabur, bertele-tele, bahkan dapat menimbulkan kesalahpahaman.
Hal ini tentunya dapat merugikan perusahaan, baik dari segi waktu, sumber daya, maupun reputasi.
Oleh karena itu, penguasaan teknik perencanaan dan pengorganisasian pesan bisnis merupakan aset yang sangat berharga bagi setiap profesional.
Artikel komprehensif ini akan mengupas tuntas seluk-beluk proses penyusunan pesan bisnis, mulai dari tahap konseptual hingga teknik penyajian yang paling efektif.
Kita akan membahas secara mendalam setiap tahapan, strategi pengorganisasian, serta tips praktis untuk memastikan pesan Anda selalu berdampak maksimal.
Baca juga: Kirim Opini ke Media Mahasiswa Indonesia: 100% Diterbitkan!
1. Memahami Pesan Bisnis dan Pentingnya Perencanaan Awal
Pesan bisnis adalah bentuk komunikasi terstruktur. Penyusunan pesan tersebut bertujuan menyampaikan informasi relevan terkait operasional atau strategi bisnis, baik secara tertulis maupun lisan. Pesan ini dapat berupa memo, laporan, surat penawaran, hingga presentasi.
Mengutip pandangan ahli, pesan adalah paduan dari pikiran dan perasaan seseorang. Paduan tersebut diungkapkan menggunakan lambang, bahasa, atau isyarat.
Kemudian, paduan ini disampaikan kepada orang lain. Pesan bisnis adalah alat vital yang menghubungkan ide pengirim dengan penerima.
Mengapa Perencanaan Pesan Bisnis Sangat Penting?
Perencanaan pesan bisnis adalah tahap pertama yang tidak boleh dilewatkan. Tahap ini merupakan fondasi sebelum penulisan atau penyampaian pesan.
Perencanaan yang cermat memastikan pesan yang dihasilkan relevan, tepat sasaran, dan sesuai dengan tujuan komunikasi spesifik.
Proses penyusunan pesan bisnis diawali dengan perencanaan. Pada fase ini, beberapa hal mendasar perlu dipikirkan secara matang.
Hal-hal tersebut meliputi maksud atau tujuan komunikasi. Di samping itu, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok yang akan disampaikan, dan saluran media yang dipilih menjadi pertimbangan utama.
Tahapan Perencanaan Pesan Bisnis yang Efektif
Tahapan perencanaan pesan bisnis terbagi menjadi empat langkah utama. Langkah-langkah ini memastikan pesan Anda terstruktur sejak awal.
a. Penentuan Tujuan (Tujuan Pesan Bisnis)
Tujuan penyampaian pesan bisnis wajiblah jelas, spesifik, dan mudah dipahami. Tanyakan pada diri Anda: Apa yang saya ingin penerima lakukan setelah membaca pesan ini? Tujuan yang jelas akan memandu seluruh proses penulisan.
b. Analisis Audiens (Penerima Pesan)
Analisis audiens mencakup pemahaman mendalam tentang profil penerima pesan. Pahami latar belakang, tingkat pemahaman, dan kemungkinan reaksi mereka. Pengetahuan ini membantu Anda menyesuaikan gaya bahasa, tingkat detail, dan strategi pendekatan.
c. Penentuan Ide Pokok (Inti Pesan)
Bagaimana cara penentuan ide pokok dalam membuat pesan bisnis? Ide pokok adalah tema sentral atau inti pesan yang ingin disampaikan. Semua pesan bisnis pasti memiliki tujuan umum dan spesifik. Ide pokok harus ringkas, fokus, dan menjadi benang merah seluruh isi pesan.
d. Pemilihan Saluran dan Media (Teknis Penyampaian)
Media yang digunakan harus sesuai dengan urgensi, kompleksitas, dan preferensi audiens. Media komunikasi tertulis mencakup surat, email, atau laporan. Sementara itu, media lisan dapat berupa presentasi atau panggilan telepon. Pertimbangkan kelebihan dan kekurangan setiap saluran.
2. Pengorganisasian Pesan Bisnis: Strategi dan Teknik Kunci
Pengorganisasian pesan bisnis adalah seni menyusun kata, kalimat, dan paragraf. Penyusunan ini bertujuan agar tujuan pesan dapat tersampaikan dan diterima baik oleh audiens. Organisasi pesan yang baik sangat krusial.
Ini membantu audiens memahami pesan, menerima isinya, dan menghemat waktu mereka.
Organisasi dan komposisi sangat erat kaitannya dengan pengaturan struktur pesan. Oleh karena itu, gunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana.
Pesan harus mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima. Inilah esensi dari strategi pengorganisasian pesan bisnis.
Alasan Perlunya Pengorganisasian Pesan yang Baik
Berikut ini merupakan alasan perlunya pengorganisasian pesan secara baik yang mendasari efektivitas komunikasi.
a. Membantu Audiens Memahami Pesan
Susun ide-ide secara logis dan berurutan. Masukkan semua informasi yang relevan dalam pesan. Audiens akan lebih mudah memahami maksud dan isi pesan. Tampilkan hal-hal penting secara jelas.
b. Membantu Audiens Menerima Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik membantu audiens menerima isi pesan. Struktur yang meyakinkan akan membangun kredibilitas. Hal ini meminimalkan resistensi atau penolakan.
c. Menghemat Waktu Audiens dan Komunikator
Pesan yang tidak terorganisasi akan menghabiskan waktu audiens. Informasi atau ide-ide yang relevan saja yang perlu disampaikan. Pengorganisasian pesan yang baik juga mempermudah pekerjaan komunikator. Pekerjaan dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu.
Karakteristik Pesan yang Terorganisasi dengan Baik
Beberapa prinsip menjadi panduan dalam pengorganisasian pesan. Penerapannya memastikan pesan Anda efektif.
- Subjek dan Tujuan Jelas: Tujuan utama pesan harus langsung terlihat.
- Informasi Relevan: Semua informasi harus berhubungan erat dengan subjek dan tujuan.
- Pengelompokan Logis: Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
- Informasi Komprehensif: Semua informasi penting harus tercakup, tanpa ada yang terlupakan.
Masalah Umum Pesan yang Tidak Terorganisasi
Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik sering kali bermasalah. Masalah terletak pada isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak terorganisasi akan sulit dipahami dan dapat menimbulkan frustrasi.
- Bagian Awal Terlalu Panjang: Bagian awal yang terlalu panjang menyulitkan penerima memahami ide pokok.
- Memasukkan Hal yang Tidak Relevan: Hal yang tidak relevan hanya memperpanjang pesan dan membuang waktu.
- Informasi Penting Terlupakan: Sering kali informasi penting terlupakan karena fokus berlebihan pada ide pendukung.
- Urutan Tidak Logis: Inti pesan yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan penerima.
Baca juga: Bentuk Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis
3. Teknik Pengorganisasian Pesan Bisnis: Pendekatan Deduktif dan Induktif
Langkah-langkah pengorganisasian pesan yang baik melibatkan penentuan pola urutan gagasan. Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, putuskan pola pendekatan yang akan digunakan.
Ada dua pola utama dalam teknik pengorganisasian pesan bisnis. Kedua pola tersebut dikenal sebagai pendekatan deduktif dan induktif.
Apa saja teknik pengorganisasian pesan bisnis yang dapat digunakan? Kita akan fokus pada dua strategi utama. Pemilihan teknik ini bergantung pada bagaimana penerima diperkirakan akan bereaksi terhadap pesan tersebut.
Pendekatan Deduktif (Langsung)
Pendekatan deduktif dikenal juga sebagai direct approach. Merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok ditempatkan di bagian awal pesan. Ide pokok tersebut kemudian segera diikuti oleh ide pendukung dan detail.
Organisasi pesan deduktif sangat efektif. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral, senang, atau tertarik saat menerima pesan tersebut. Penempatan ide pokok di awal menghemat waktu dan meminimalkan ambiguitas.
Kapan Menggunakan Pendekatan Deduktif?
Gunakan pendekatan ini untuk:
- Berita baik atau kabar gembira (misalnya, penerimaan tawaran kerja).
- Pesan rutin yang diharapkan (misalnya, notifikasi rapat).
- Permintaan yang kemungkinan besar akan disetujui.
- Ketika audiens membutuhkan informasi penting secara cepat.
Pendekatan Induktif (Tidak Langsung)
Pendekatan induktif, atau indirect approach, menyajikan ide pendukung di bagian awal. Ide pokok utama baru disajikan setelah semua penjelasan pendukung diberikan. Tujuannya adalah membangun konteks dan pemahaman sebelum mengungkapkan inti pesan.
Pengorganisasian pesan ditulis secara induktif jika pesan dapat menimbulkan reaksi negatif atau merupakan berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini bertujuan melembutkan pukulan atau mengurangi dampak negatif. Tawarkan terlebih dahulu alasan atau pembenaran.
Kapan Menggunakan Pendekatan Induktif?
Gunakan pendekatan ini untuk:
- Berita buruk atau penolakan (misalnya, menolak kredit).
- Pesan persuasif yang memerlukan argumen kuat sebelum permintaan (misalnya, permintaan pendanaan besar).
- Ketika audiens diperkirakan akan resisten atau menolak ide pokok.
Baca juga: Tips Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis
4. Struktur Urutan Logis dalam Pengorganisasian Pesan Lisan dan Tertulis
Setelah memilih pendekatan deduktif atau induktif, penting untuk menentukan urutan penyajian detail. Komunikator harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Penentuan urutan ini biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang materi.
Pola Urutan Penyajian Gagasan
Pesan yang disusun dengan baik dapat diorganisasi berdasarkan beberapa urutan logis. Urutan ini penting untuk membantu audiens dalam memahami instruksi atau analisis.
a. Urutan Waktu (Kronologis)
Urutan waktu sangat penting. Nah, Urutan ini menggambarkan perkembangan suatu proyek, alur proses, atau rentetan kejadian. Gunakan urutan ini saat memberikan instruksi step-by-step atau menceritakan sejarah perusahaan.
b. Urutan Ruang (Spasial)
Urutan ruang (spatial) berfokus pada bentuk atau deskripsi fisik. Pola ini membantu audiens membayangkan atau menjalankan instruksi dengan mudah. Gunakan saat mendeskripsikan tata letak kantor baru atau peta lokasi.
c. Urutan Logis (Analitis)
Urutan logis mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah. Biasanya dimulai dari pembukaan, isi (analisis masalah), dan penutup (solusi atau kesimpulan). Pola ini sering digunakan dalam laporan analisis dan komunikasi tertulis formal.
Organisasi pesan topikal adalah salah satu bentuk urutan logis. Pola ini mengelompokkan ide berdasarkan topik terkait.
5. Proses Penulisan Pesan Bisnis: Merumuskan Susunan Akhir
Proses penyusunan pesan bisnis merupakan integrasi antara perencanaan dan pengorganisasian. Penulisan pesan menjadi tahap implementasi dari semua strategi yang telah dirumuskan.
Merumuskan dan Menulis Draf Pesan
Uraikan mengenai tahap penulisan pesan bisnis sebagai berikut. Mulailah dengan membuat kerangka (outline).
Kerangka ini harus mencerminkan pola deduktif atau induktif yang telah dipilih. Kemudian, kembangkan setiap poin menjadi kalimat dan paragraf lengkap.
Dalam penyusunan pesan komunikasi, seorang komunikator perlu mengemas pesan secara singkat, jelas, dan sederhana.
Hal ini merupakan bagian dari prinsip komunikasi efektif. Pastikan setiap kalimat maksimal 20 kata. Gunakan kata transisi yang mulus untuk menghubungkan antar gagasan.
Pemanfaatan Kata Transisi untuk Keterpaduan
Kata transisi penting untuk menciptakan keterpaduan (coherence). Misalnya, gunakan kata-kata seperti selain itu, namun demikian, sebagai hasilnya, oleh karena itu, di sisi lain, atau pertama, kedua, selanjutnya. Hindari pengulangan 3 kalimat berurutan yang dimulai dengan kata yang sama.
Revisi dan Editing untuk Efektivitas
Setelah draf selesai, jangan langsung mengirimkannya. Tahap revisi dan editing adalah tahap krusial untuk memastikan pesan:
- Bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
- Sesuai dengan gaya dan nada yang diharapkan.
- Memenuhi tujuan komunikasi yang telah ditetapkan.
- Tidak ada kalimat pasif yang melebihi 10% dari total kalimat. Utamakan penggunaan kalimat aktif untuk nada yang lebih dinamis.
Baca juga: Tata Cara Penyampaian Pesan yang Baik dan Efektif dalam Bisnis
Kesimpulan Pengorganisasian Pesan Bisnis dan Dampak Jangka Panjang
Kesimpulan pengorganisasian pesan bisnis adalah kunci keberhasilan komunikasi profesional. Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi penting serta maksud penulisan pesan-pesan bisnis dinyatakan secara jelas.
Pengorganisasian yang baik penting karena membuat pesan-pesan menjadi lebih efektif. Hal ini juga menyederhanakan pekerjaan komunikator.
Pentingnya pengorganisasian pesan bisnis tidak hanya berdampak pada efektivitas pesan tunggal. Kemampuan ini membangun citra profesionalisme dan kredibilitas jangka panjang.
Seseorang yang secara konsisten mengirimkan pesan yang terstruktur dan mudah dipahami akan dianggap sebagai komunikator yang handal dan kompeten.
Maka, luangkan waktu untuk melakukan perencanaan dan pengorganisasian sebelum menulis.
Proses ini akan menghasilkan pesan yang berdampak maksimal. Pesan tersebut mampu mencapai tujuan, menghemat waktu, dan membangun hubungan profesional yang kuat.
Penulis: Intan Milenia dan Ismi Yuliani
Mahasiswa Jurusan S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
Referensi:
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
https://prezi.com/sqp92qs1p9is/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis/
Gambar: http://www.freepik.com
umbernesia.com/komunikasi-bisnis
Ikuti berita terbaru Media Mahasiswa Indonesia di Google News
⚡ Baca Lebih Cepat Artikel MMI di Ponsel Anda!
Ikuti Channel WhatsApp
Media Mahasiswa Indonesia (MMI):
KLIK DI SINI
