Pesan secara umum merujuk pada informasi yang ingin disampaikan atau dikomunikasikan oleh sumber pesan kepada penerima pesan. Tanpa adanya pesan, maka komunikasi pun tidak akan terjadi. Agar pesan dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan, maka pesan komunikasi yang terdiri dari isi pesan dan lambang harus disampaikan dengan sangat hati-hati.
Dalam kegiatan bisnis atau usaha, pastinya ada serangkaian pesan bisnis yang kita tujukan pada customer/ pelanggan, yaitu berbagai informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan usaha dengan harapan akan membawa pengaruh pada bisnis yang dijalankan.
Pesan Bisnis Sesuai Kepribadian Audiensi
Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide dapat membantu kita menunjukkan hubungan antara tempat dan tempat. Struktur ini dapat dibagi menjadi tiga kelompok yaitu:
- Memulai dengan ide dasar
Untuk mendukung tujuan dan strategi keseluruhan maka dengan adanya ide dasar yang bagus maka pesan bisnis bisa dikembangkan dengan optimal sehingga pesan tersebut dapat berkualitas. - Daftar kiat untuk mempermudah pembaca
Hal ini dimaksud untuk memperjelas pesan yang disampaikan sehingga informasi terbut dapat dipahami dengan baik dan tidak terjadi miskomunikasi. - Foto yang diverifikasi
Dengan adanya tambahan foto atau gambar maka penjelasan dari sebuah abstrak akan lebih mudah dipahami karena penerima pesan tidak hanya memikirkan dalam fikirannya melainkan bisa langsung melihat secara visual foto atau gambar yang disertakan dalam surat.
Beberapa Bentuk Pesan Bisnis
- Surat. Anda harus mempertimbangkan bagaimana audiensi merespons maksud atau tujuan dari pesan dan transmisinya. Setelah melihat bagaimana orang dapat memilih jalan, Anda dapat memutuskan rencana terbaik untuk diikuti.
- Keinginan/ Keinginan Baik. Pesan reguler, kabar baik, atau pergi ke arah yang benar di arah yang benar. Menggunakan berita buruk adalah cara yang buruk. Jika ada kabar buruk, letakkan di tengah pembicaraan. Jika surat itu diakui secara publik, itu dapat digunakan tanpa batas waktu. Karena itu, penting bagi pengamat untuk mengetahui fakta. Jika tujuannya adalah untuk bekerja dengan publik untuk menyelesaikan masalah atau untuk termotivasi untuk mengambil tindakan, keputusan strategis harus dibuat.
5 Rencana-Rencana Organisasional
- Permintaan Langsung (Direct Request)
Jenis/ tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju. Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbentuk surat dan memo. - Permintaan Informasi Rutin
Maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda, anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan. Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat) audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi: untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman, penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu: apa yang diketahui?; mengapa hal tersebut perlu diketahui?; mengapa hal ini dapat membantu?. - Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan-pesan Positif
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach). - Permintaan Tidak Langsung dan Persuasif
Menuliskan pesan goodwill dan goodnews. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tersebut mempunyai pengaruh positif terhadap bisnis. Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah messages of appreciation, condolences, dan ucapan selamat (congratulations). Bagaimana menyusunnya: pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan, setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat, selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu.
- Penulisan Pesan-Pesan Persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiensi untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiensi (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiensi yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Penulis: Muhammad Iqbal Mappeasse
Mahasiswa S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
