Analisis Beban Kinerja di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia

Analisis beban kerja diperlukan untuk menetapkan jumlah pegawai negeri pada Polri guna memenuhi kebutuhan struktur organisasi Kepolisian Negara Republik Indonesia yang ideal dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Adapun beban kerja adalah sejumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam lingkup unit kerja dalam waktu 1 (satu) tahun yang dicatat setiap hari bekerja.

Analisis Beban Kerja yang selanjutnya disingkat ABK sesuai Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2021 adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk menetapkan waktu bagi seorang Pegawai Negeri pada Polri dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/tugas, program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kerjanya masing-masing, guna memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja unit kerja yang ada berdasarkan objek dari Analisis Beban Kerja.

ABK di lingkungan Polri bertujuan:

1. Mengetahui jumlah beban kerja dan waktu kerja efektif yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/tugas yang dilaksanakan, baik dalam jabatan maupun unit kerjanya masing-masing, guna memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja;
2. Meningkatkan kualitas perencanaan Pegawai Negeri pada Polri guna penyusunan formasi yang rasional untuk mewujudkan kinerja Pegawai Negeri pada Polri yang efektif dan efisien; dan
3. Terwujudnya organisasi Polri yang proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehingga menjadi tepat fungsi dan tepat ukuran.

ABK dimanfaatkan untuk:

1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
2. Penilaian prestasi kerja unit kerja;
3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
4. Sarana peningkatan kinerja unit kerja;
5. Penyusunan standar beban kerja unit kerja,
6. Penyusunan daftar susunan pegawai dan bahan penetapan eselonisasi jabatan; dan
7. program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan.

ABK dilaksanakan oleh Setiap Unit Kerja pada Tingkat:

1. Markas Besar Polri;
2. Kepolisian Daerah;
3. Kepolisian Resor; dan
4. Kepolisian Sektor.

ABK Sebagaimana Meliputi Unsur:

1. Norma Waktu

Merupakan suatu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur hasil yang dapat diperoleh dalam pelaksanaan pekerjaan/tugas oleh unit kerja.

2. Beban Kerja

Merupakan sejumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam lingkup unit kerja dalam waktu 1 (satu) tahun dan diinput setiap hari bekerja.

3. Waktu Kerja Efektif

Merupakan akumulasi jam kerja efektif dalam 1 (satu) tahun yang dipergunakan dalam menyelesaikan beban kerja.

Mekanisme Pelaksanaan ABK:

1. Input data, dilakukan dengan memasukkan data yang memuat:
2. Uraian pekerjaan, merupakan rincian jenis pekerjaan yang berasal dari penjabaran tugas dan fungsi pada unit kerja.
3. Jumlah beban kerja, merupakan hasil pekerjaan yang telah dicapai pada unit kerja
4. Waktu kerja yang diperlukan, merupakan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan beban kerja yang dilaksanakan oleh setiap unit kerja.
5. Pengolahan data ABK, menggunakan metode perbandingan antara jumlah beban kerja, jumlah personel dan Waktu Kerja Efektif. Dilakukan secara elektronik pada pangkalan data yang ditetapkan dengan keputusan Kapolri.
6. Penelaahan hasil pengolahan data, dilakukan dengan cara pengecekan ABK unit kerja untuk memperoleh hasil ABK yang akurat dan objektif serta sesuai dengan kondisi sebenarnya.
7. Penetapan hasil ABK, dilakukan oleh Tim Evaluasi ABK. Terdiri dari 7 (tujuh) personel yang ditetapkan dengan Keputusan Kapolri.

Penyusunan ABK Di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia melalui SI ABK Presisi (Sistem Analisis Beban Kerja Presisi). SI ABK Presisi diperlukan untuk memberikan pemahaman dan pengetahuan tentang penyusunan SI ABK dan cara menggunakan aplikasi SI ABK presisi.

Adapun tujuannya adalah untuk mencapai suatu keseragaman tindakan dan langkah dalam pelaksanaan tugas sekaligus sebagai pedoman untuk penyusunan ABK satuan fungsi tingkat Mabes Polri, Polda dan Polsek sehingga tercapai pelaksanaan tugas pokok dan fungsi secara prosedural, efektif, efisien, akuntabel, transparan dan proporsional serta untuk melakukan penyesuaian kebutuhan jumlah personel yang diperlukan dikaitkan dengan beban kerja pada masing-masing satuan fungsi.

Belum lama ini, Rorena Polda DIY menghadiri kegiatan Rapat Asistensi  SIABK dan PROBIS Tingkat Polda pada tanggal 21 dan 22 Oktober 2024. Tindak lanjut dari pelaksanaan kegiatan tersebut, Rorena Polda DIY melaksanakan asistensi ke Satker jajaran Polda DIY.

Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, diharapkan Satker dapat memanfaatkan kegiatan dengan sebaik-baiknya, sehingga diharapkan dapat menginput ABK dengan benar. SI-ABK adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

SI-ABK sebagai pendukung pelaksanaan transformasi digital pemerintahan dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik yang dapat diakses melalui Google Chrome/Opera/Mozila Firefox.

Bagaimana Cara Penghitungan ABK?

A. Metode/Rumus Penghitungan Jam Kerja

1. Hari Kerja

a. Hari Kerja, sebanyak 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu (yaitu hari: Senin, Selasa, Rabu, Kamis dan Jumat);

b. Hari Kerja Efektif dalam 1 (satu) tahun didapat dari:

2. Jam Kerja

a. Jam Kerja Formal per minggu

Senin s.d. Kamis 07.00-15.00 = 32 jam (8 jam x 4 hari);

Jumat 07.00-15.30 = 8 jam 30 menit

Jam kerja formal per minggu = 32 jam + 8 jam 30 menit

= 40 jam 30 menit

= 2.430 menit

b. Jam Kerja Efektif per hari

Jam kerja formal per minggu dibagi hari kerja:

= 2.430 menit/5 hari = 486 menit

Waktu luang 30% (waktu efektif 70%)

Jam kerja efektif per hari: 70% x 486 menit = 340,20 menit = 5 jam 40 menit (dibulatkan menjadi 6 jam)

c. Jam Kerja Efektif per minggu

= 5 hari x (jam kerja efektif per hari)

= 5 hari x 6 jam = 30 jam

d. Jam Kerja Efektif per Bulan

= 4 minggu x (jam kerja efektif per minggu)

= 4 minggu x 30 jam = 120 jam

e. Jam Kerja Efektif per tahun

= 12 bulan x (jam kerja efektif per bulan)

= 12 bulan x 120 jam = 1.440 jam

B. Penghitungan Jumlah Personel, Efektifitas Efisiensi Unit (EEU)

1. Jumlah Personel

Jumlah personel = jumlah waktu yang diperlukan dibagi jumlah waktu kerja efektif (120 jam)

Angka jumlah personel yang dibutuhkan dibulatkan (< 0,5 dibulatkan ke bawah dan ≥ 0,5 dibulatkan ke atas)

2. Penghitungan Efektifitas dan Efisiensi Unit (EEU)

Penghitungan efektivitas dan efisiensi unit (EEU) = jumlah beban kerja dibagi jumlah personel unit dikali jumlah waktu kerja efektif

3. Jenjang Kategori Penilaian Analisis Beban Kerja

Kategori penilaian Efektifitas dan Efisiensi Jabatan Unit (EEU) dilakukan dengan pedoman sebagai berikut:

1. Nilai EEU          ≥ 0,90 :  A (Sangat Baik)
2. Nilai EEU  0,80 – 0,89 :  B (Baik)
3. Nilai EEU  0,70 – 0,79 :  C (Cukup)
4. Nilai EEU  0,60 – 0,69 :  D (Kurang)
5. Nilai EEU          ≤ 0,59 :  E (Buruk)

Penulis: Erna Kristiyaningrum dan Tomi Riyanto
Mahasiswa Magister Manajemen, Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Editor: Salwa Alifah Yusrina
Bahasa: Rahmat Al Kafi

Ikuti berita terbaru Media Mahasiswa Indonesia di Google News