Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.
Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “Suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/ lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain,” (Effendy, 1989:224).
Perencanaan Pesan Bisnis
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/ tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
Tahapan-tahapan perencanaan pesan bisnis:
a. Penentuan tujuan;
b. Analisis audiens;
c. Penentuan ide pokok;
d. Pemilihan saluran dan media.
Tujuan penyampaian pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, dan mudah dipahami oleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik.
Dalam dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah bervariasi. Media yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan (tertulis) antara lain pengiriman pos, faxsimile, pesan bisnis Short Message Service (SMS) dan surat elektronik (e-mail).
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini:
- Memahami pesan yang disampaikan dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
- Membantu audiens menerima pesan, pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
- Menghemat waktu audiens, apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja.
- Mempermudah pekerjaan komunikator. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu.
Baca Juga: Proses Komunikasi Bisnis
Mengorganisasikan Pesan Bisnis
Pengorganisasian pesan bisnis adalah penyusunan kata, kalimat, dan paragraf yang akan dipakai dalam pesan bisnis agar tujuan yang dipakai dalam pesan bisnis yang kita inginkan dapat tersampaikan dan diterima oleh audiens.
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut:
1.Subjek dan tujuan harus jelas;
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan;
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis;
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.
Hal-hal yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis
- Bagian awal terlalu panjang bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis, hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.
- Informasi penting terlupakan sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.
- Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis. Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkan satu sama lain.
Baca Juga: Apa Saja yang Diperlukan Saat Melakukan Presentasi Bisnis?
Hal-hal yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:
- Urutan Waktu penting untuk menggambarkan perkembangan suatu proyek dan dalam memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.
- Urutan Ruang (spatial) menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu audiens dalam menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.
- Urutan Logis Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikator harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek yang berhubungan dengan urutan logis seperti dalam komunikasi tertulis dan komunikasi lisan yang dimulai dari pembukaan, isi, penutup, atau kesimpulan.
Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik:
- Menetapkan ide atau gagasan pokok. Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.
- Mengelompokkan ide atau gagasan dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
- Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:
- Pendekatan deduktif/ langsung (direct approach). Merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok ditempatkan di bagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut.
- Pendekatan induktif/ tak langsung (indirect approach). Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.
Kesimpulan:
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi penting dan maksud/ tujuan penulisan pesan-pesan bisnis dinyatakan secara jelas. Organisasi yang baik penting karena hal itu membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.
Penulis: Intan Milenia dan Ismi Yuliani
Mahasiswa Jurusan S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
Referensi:
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
https://prezi.com/sqp92qs1p9is/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis/
Gambar: http://www.freepik.com
umbernesia.com/komunikasi-bisnis
