Program kegiatan kuliah kerja praktik yang dilaksanakan oleh mahasiswa Fakultas Hukum Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya bertempat di Pengadilan Agama Sidoarjo Kelas 1A. Dalam kegiatannya mahasiswa ditempatkan pada bagian ruang kearsiapan yang di mana ruangan tersebut disimpannya berbagai macam dokumen.
Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip, yang berarti suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang telah terjadi. Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Dalam melaksanakan kegiatannya mahasiswa diperkenalkan berupa aplikasi e-arsip atau dengan memaksimalkan aplikasi arsip yang ada dalam SIPP. Arsip Elektronik atau e-arsip adalah transformasi arsip perkara yang sudah berkekuatan hukum tetap dalam bentuk digital atau elektronik sehingga pengarsipan perkara tertata dengan baik.
Baca Juga: Analisis HAM dalam Kasus Dugaan KDRT Rizky Billar terhadap Lesti Kejora
Seiring perkembangan zaman, kemajuan teknologi semakin pesat dan mempunyai dampak yang signifikan, termasuk di antaranya berdampak bagi kerja pengarsipan. Penggunaan komputer, internet, dan media digital pada setiap satuan kerja menyebabkan terjadinya peralihan dari tradisi arsip paper based menjadi arsip elektronik.
Hal tersebut sudah dioptimalkan dengan baik oleh Pengadilan Agama Sidoarjo khususnya bagian kepaniteraan yang mengurusi administrasi perkara. Berdasarkan Pasal 101 ayat (1) daan (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Peraturan tentang arsip secara umum diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Sementara terkait arsip yang ada pada peradilan, dapat dijumpai dalam Pasal 283 HIR, Pasal 101 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nomor 3 Tahun 2006 tentang Peradilan Agama, dan Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/004/II/1992 yang menyatakan bahwa, kepaniteraan Pengadilan Agama mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis di bidang administrasi perkara dan administrasi peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian dari pelayanan publik, di mana perlunya penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna kemudahan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima.
Seiring kemajuan di bidang teknologi, Mahkamah Agung merespon dengan menyediakan aplikasi pengadilan yang mampu mempermudah dan menjaga kearsipan perkara yaitu aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP).
Aplikasi tersebut dapat dioptimalkan penggunaannya sebagai upaya pelayanan prima kepada masyarakat pencari keadilan, serta diharapkan dapat dimaksimalkan penggunaannya untuk mem-backup administrasi kepaniteraan yang sebelumnya dilaksanakan secara manual.
Baca Juga: Perspektif Hukum terhadap Impor Mobil Mewah secara Ilegal dari Kawasan Singapura ke Pelabuhan Batam
Administrasi perkara Pengadilan Agama, mengenal dua jenis berkas perkara, yang terdiri atas:
1) Berkas perkara yang masih berjalan
Berkas perkara yang masih berjalan adalah berkas perkara yang sudah selesai diputus atau diadili oleh Pengadilan. Belum dapat digolongkan sebagai arsip karena masih terdapat penyelesaian administrasi perkara yang belum selesai, misalnya masih dalam proses banding, kasasi, atau PK.
Begitu juga terhadap perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap tetapi belum eksekusi. Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan dilaksanakan oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.
2) Arsip berkas perkara
Arsip berkas perkara adalah berkas perkara yang sudah selesai dengan tuntas dan disimpan oleh Panitera Muda Hukum.
Jadi dengan adanya fitur arsip dalam SIPP, mahasiswa Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dalam melaksanakan magang turut terbantu karena fitur arsip tersebut yang dapat menampung hasil scan data-data perkara dari awal hingga akhir.
Hanya saja diperlukan fasilitas pendukung seperti peralatan scanner. Apabila berkas telah dialih media menjadi bentuk digital, selanjutnya dapat di-input dalam aplikasi arsip SIPP dengan mengisi tambahan data arsip yaitu nomor ruang, rak/ lemari, tingkat/ laci, nomor boks, nomor arsip, nomor perkara, tanggal masuk, staf yang menyerahkan berkas, petugas yang menerima, status berkas, e-doc, dan keterangan.
Penulis: Irsyad Fachrudin
Mahasiswa Jurusan Hukum Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
