Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Di dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut, ‘surat’ masih memegang peranan yang penting di samping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faksimile, internet, dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis di antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Baca Juga: Pemanfaatan Media Sosial sebagai Pemasaran Online dalam Proses Komunikasi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989:462).
Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Apa itu Surat dan Surat Bisnis?
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru atau asing. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain.
Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/ e-Mail).
Sedangkan surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Dalam korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas, serta menarik dan santun.
1. Jelas
Pengertian jelas di sini adalah kalimat yang tertulis dalam surat mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pemilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
2. Lugas
Pengertian lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
3. Menarik dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik di sini maknanya ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
Baca Juga: Memahami Sifat Dasar Komunikasi Bisnis
Mengenal Peranan Korespondensi dalam Bisnis
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan Surat yang Baik dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.
Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, di antaranya: Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan keluarga dan organisasi, dan masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
2. Menciptakan Kerja Sama yang Baik
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.
Kenapa sih Korespondensi itu Penting dalam Bisnis???
Beberapa survei mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faksimile dan terutama sekali lewat e-Mail.
Baca Juga: Proses Komunikasi Bisnis di Era Digital
Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat-menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes.
Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendati pun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat.
Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimile, e-Mail, dan lain-lain maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
Penulis: Arif Bimantoro dan Andrianta Calvin Ginting
Mahasiswa Jurusan S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
