Administrasi kependudukan merupakan aktivitas penertiban dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan, serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
Administrasi dapat diartikan sebagai proses kerja dari individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan bersama yang telah direncanakan.
Arti dari penduduk sendiri adalah warga Negara Indonesia dan orang asing yang bertempat tinggal di Indonesia yang kemudian memiliki hubungan dengan suatu kuantitas, kualitas, struktur, umum, jenis kelamin, kelahiran, kematian, beserta ketahanan politik, ekonomi, sosial, dan budayanya.
Setiap penduduk tersebut kemudian mempunyai hak untuk memperoleh hal-hal yang tercantum pada Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, sebagai berikut:
- Dokumen kependudukan.
- Pelayanan yang sama dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
- Perlindungan atas data pribadi.
- Kepastian hukum atas kepemilikan dokumen.
- Informasi mengenai data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil atas dirinya dan/atau keluarganya.
- Ganti rugi dan pemulihan nama baik sebagai akibat kesalahan dalam pendafaran penduduk dan pencatatan sipil, serta penyalahgunaan data pribadi oleh instansi pelaksana.
Adapun pelayanan Administrasi Kependudukan ini memiliki tujuan sebagai berikut.
- Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen penduduk untuk setiap peristiwa kependudukan dan perisitiwa penting yang dialami penduduk.
- Memberikan perlindungan status hak sipil penduduk.
- Menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.
- Mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan terpadu.
- Menyediakan data penduduk yang menjadi rujukan dasar bagi sektor terkait dalam setiap kegiatan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.
Dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya memiliki peranan sebagai instasni yang memberikan pelayanan dalam membuat sebuah identitas.
Kemudian membawahi sebuah kelurahan seperti yang disebutkan pada Pasal 3 ayat (1) huruf h, bahwa kelurahan mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pemberdayaan, dan pelayanan masyarakat serta ketenteraman dan ketertiban umum serta lingkungan hidup dalam satu wilayah Kelurahan yang berada di wilayah kerja Kelurahan.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya sebagai instansi pelayanan publik dapat mempermudah warga dalam membuat identitas kependudukan seperti KTP, KK, Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan dokumen lain untuk mengetahui data kependudukan di Kota Surabaya.
Kemudian data tersebut dapat digunakan sebagai identitas dari warga untuk dikenal dan diketahui dengan mudah.
Kini pelayanan administrasi kependudukan lebih dipermudah oleh Pemerintah Kota Surabaya dengan adanya pelayanan malam, Pelayana Sayang Warga.
Pelayanan Sayang Warga merupakan kegiatan pendataan yang bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada di lapangan secara lebih dekat dengan para warga.
Sebenarnya pelayanan ini tidak jauh berbeda dengan pelayanan yang ada di Balai RW pada pagi hingga sore hari. Hanya terdapat perbedaan lokasi dan waktu kegiatannya.
Pelayanan Sayang Warga dilakukan oleh Kelurahan Medokan Semampir setiap hari selasa pukul 18.00 sampai 20.00 WIB pada Balai RW setempat yang setiap minggunya memiliki jadwal berbeda.
Jadwal Pelayanan Sayang Warga ditujukan agar seluruh warga Kelurahan Medokan Semampir mendapatkan hak dan keadilan untuk mendapatkan kemudahan mengurus pelayanan administrasi kependudukan.
Dalam Pelayanan Sayang Warga ini seluruh stakeholders ikut berperan dalam meningkatkan ketertiban pada aspek administrasi kependudukan
Dengan adanya Pelayanan Sayang Warga di Kelurahan Medokan Semampir ini dapat menjadi solusi bagi warga yang memiliki kendala untuk mengurus administrasi kependudukan.
Warga yang memiliki kegiatan pada pagi sampai sore hari dapat memanfaatkan Pelayanan Sayang Warga dengan cara mengunjungi Balai RW terdekat dan membawa syarat dokumen yang ingin diajukan.
Kendala yang sering ditemukan dan dirasakan oleh warga di lapangan adalah mereka suka mengulur-ulur waktu untuk mengurus administrasi kependudukannya.
Mereka mengatakan bahwa setiap harinya memiliki kegiatan lain yang menurut mereka lebih penting yang tidak bisa ditinggal, salah satunya bekerja.
Terkadang mereka datang untuk mengajukan dokumen kependudukan dengan mengharapkan dan menuntut pengajuan dokumen tersebut dapat selesai dalam waktu yang singkat.
Melihat kondisi tersebut, Pelayanan Sayang Warga jelas dapat menjadi salah satu solusi untuk meningkatkan ketertiban warga dalam aspek administrasi kependudukan.
Salah satu RT dan RW setempat di Kelurahan Medokan Semampir mengatakan, bahwa kegiatan ini mempermudah para warga yang tidak bisa dan tidak sempat datang langsung ke lokasi kelurahan yang cukup dari rumah mereka.
Antusias yang diberikan oleh warga Medokan Semampir pun beragam. Adapun seperti warga Medokan Seammpir di Balai RW 2 dan Balai RW 8 yang memiliki antusias tinggi terhadap Pelayanan Sayang Warga.
Disamping karena memang memiliki warga yang cukup banyak, para warga di Balai RW tersebut juga memiliki kesadaran terhadap ketertiban administrasi kependudukan.
Berdasarkan keadaan lapangan yang diamati selama ini, warga di Balai RW 2 dan Balai RW 8 saling memperhatikan dan mengikuti apa yang sedang dilakukan oleh tetangganya.
Mereka tidak segan untuk memberi tahu dan meminta tetangga lain untuk segera mengurus keperluan yang sekiranya akan dibutuhkan di masa mendatang. Hal ini didukung oleh Ketua RT dan RW masing-masing yang aktif dalam menyampaikan informasi mengenai administrasi kependudukan.
Namun, ada pula kurangnya antusias yang dirasakan oleh warga pada Balai RW lain. Mereka tidak terlalu peduli terhadap pelayanan administrasi kependudukan. Karena dianggapnya belum telalu membutuhkan hal-hal mengenai identitas kependudukan.
Kadang memang ada beberapa Ketua RT yang tidak terlalu aktif karena beralasan memiliki aktivitas lain di luar menjadi Ketua RT dan menganggap kegiatan seperti Pelayanan Sayang Warga ini sudah menjadi tugas dari kelurahan selaku perangkat daerah dalam membantu penyelenggaraan pemerintahan. Sehingga tanggung jawabnya sebagai Ketua RT yang dipercaya oleh warga ini tidak dihiraukan.
Adapun sejauh pengamatan di lapangan secara langsung, Pelayanan Sayang Warga yang dilaksanakan oleh Kelurahan Medokan Semampir sudah dapat dikatakan efektif. Salah satau staf Kelurahan Medokan Semampir juga mengatakan,
“Kegiatan Pelayanan Sayang Warga ini sangat efektif karena warga tidak harus ke kelurahan dan kita dapat membantu mengantar dokumen kependudukan ke rumah warga yang memiliki kendala, seperti karena sudah tua dan tidak ada yang mewakili dalam mengurus administrasi kependudukan.”
Pelayanan publik dinilai berkualitas apabila masyarakatnya puas terhadap layanan yang diberikan pemerintah daerah maupun pemerintah pusat.
Berkualitasnya pelayanan publik perlu meningkatkan aspek efetivitas, efisien, profesionalisme, dan akuntabiltas.
Hal-hal tersebut diperhatikan oleh warga sebagai pengawas jalannya pemerintahan demi mendapatkan pelayanan yang baik, seperti hakikat dari pemerintahan demokrasi yaitu pemerintah dari rakyat, oleh rakyat, dan untuk rakyat.
Maka dari itu, untuk mendapatkan pelayanan yang baik dan sesuai keinginan warga, warga Kelurahan Medokan Semampir juga harus turut serta ikut andil dalam memeriahkan kegiatan Pelayanan Sayang Warga ini.
Pemerintah telah memberikan kemudahan dengan cara menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan adaministrasi kependudukan, sehingga kini giliran warga mengunakan perannya untuk memanfaatkan fasilitas tersebut dengan bijaksana.
Disebutkan bahwa salah satu indikator warga yang maju adalah adanya keinginan untuk berpartisipasi dan berkompetisi.
Dengan begitu, maka akan dihasilkan peningkatan pelayanan publik dan kepuasan warga dalam pelayanan menjadi seimbang antara satu sama lain.
Penulis: Tyfany Ocha
Mahasiswi Administrasi Publik, UPN “Veteran” Jawa Timur
Editor: Salwa Alifah Yusrina
Bahasa: Rahmat Al Kafi
