Pengoptimalisasian Program KALIMASADA Melalui Kegiatan Sayang Warga di Balai RW Kelurahan Mulyorejo Kecamatan Mulyorejo Kota Surabaya

Program KALIMASADA (Kawasan Lingkungan Masyarakat Sadar Administrasi Kependudukan) adalah sebuah program dari Dispendukcapil Surabaya yang dapat memberikan kemudahan pada masyarakat untuk mengurus administrasi kependudukan tanpa harus datang ke kantor Dispendukcapil.

Administrasi Kependudukan ialah awal dari semua pelayanan yang diberikan pada masyarakat mulai dari mereka lahir sampai wafat. Perlu adanya peningkatan kesadaran masyarakat dalam pengurusan administrasi kependudukan mendorong Dispendukcapil berinovasi melalui program KALIMASADA.

Warga bisa mengurus administrasi kependudukan melalui website KLAMPID NEW GENERATION, dengan adanya KALIMASADA warga yang tidak mempunyai akses internet bisa dibantu untuk diuruskan oleh petugas kelurahan.

Di Kelurahan Mulyorejo sendiri ada sekitar 12 RW dan 61 RT yang akan dijadikan sebagai bahan penelitian magang oleh para mahasiswa dalam membantu melayani masyarakat. Dengan adanya program KALIMASADA ini masyarakat menjadi sadar Adminduk karena telah terlayani semua dan mendapatkan dokumen administrasi kependudukan.

Dengan demikian, masyarakat bisa mendapatkan dokumen kependudukan dengan cepat dan mudah. Tidak hanya itu, Lurah bersama dengan petugas Kelurahan Mulyorejo mengajak ketua RT, kader dan beberapa warga untuk melakukan rapat koordinasi terkait program KALIMASADA ini yang akan diimplementasikan ke rumah-rumah warga dan Balai RW.

Menurut Mahmudi tahun 2010:223 menjelaskan bahwa pelayanan publik merupakan seluruh aktivitas pelayanan yang dilakukan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai bentuk usaha untuk memenuhi keperluan publik dan sebagai bentuk pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sedangkan menurut pendapat Lewis dan Gilman tahun 2005:22 mengartikan bahwa pelayanan publik adalah sebuah kepercayaan publik.

Artinya bahwa ada harapan dari masyarakat bahwa ketika sedang melakukan pelayanan publik bisa melayani dengan jujur dan hasil dari pengelolaannya bisa dipertanggungjawabkan. Kelurahan merupakan satuan unit terkecil yang kedudukannya ada dibawah kecamatan.

Masyarakat di Kelurahan masih minim kesadaran mengenai administrasi kependudukan, sehingga perlu diberi arahan serta diajari bagaimana caranya membuat dokumen administrasi kependudukan tanpa harus datang ke kantor kelurahan.

Administrasi kependudukan merupakan serangkaian proses aktivitas menata dan menertibkan dalam menebitkan dokumen dan data kependudukan lewat pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi penduduk serta pemanfaatan hasilnya untuk pelayanan publik, pemerintahan dan pembangunan.

Jenis pelayanan administrasi kependudukan terbagi menjadi dua yaitu pelayanan pendaftaran penduduk dan pelayanan pencatatan sipil. Berdasarkan UU No. 24 Tahun 2013 Tentang Perubahan Atas UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan menguraikan bahwa tiap penduduk punya hak untuk mendapatkan dokumen kependudukan.

Tujuan dilakukan administrasi kependudukan yaitu untuk memberi keaslian identitas dan kepastian hukum atas dokumen kependudukan juga peristiwa penting yang dirasakan oleh penduduk serta memberikan perlindungan status hak sipil penduduk.

Kegiatan Sayang Warga adalah sebuah kegiatan pelayanan administrasi kependudukan yang dilakukan di Balai-Balai RW oleh petugas kelurahan. Untuk jam operasional kegiatan Sayang Warga dilakukan setiap hari Senin, Rabu dan Kamis pagi mulai pukul 08.00-14.00 WIB, untuk pelayanan malamnya dilakukan setiap hari Selasa pukul 18.00-20.00 WIB.

Pelayanan Sayang Warga ini bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada masyarakat yang tidak bisa mengurus layanan administrasi kependudukan pada pagi hari bisa mengurusnya pada malam hari. Hal ini juga untuk memaksimalkan pelayanan administrasi kependudukan kepada masyarakat.

Jadi tidak hanya berfokus pada layanan Adminduk saja, tetapi juga bisa melakukan kegiatan pengurusan lainnnya, misalnya seperti pengurusan BPJS, IMB, dan juga bisa melakukan konsultasi terkait suatu perizinan yang diperlukan. Pengajuan layanan Adminduk dilakukan melalui digitalisasi pada website Klampid New Generation (KNG).

Menurut Sukmana dalam Erwin menjelaskan bahwa digitalisasi ialah proses media dari bentuk cetak, audio ataupun video jadi bentuk digital. Digitalisasi dijalankan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital. Proses digitalisasi membutuhkan perangkat seperti komputer, alat scanner, operator media sumber, juga software pendukung.

Pengurusan dokumen kependudukan melalui website KLAMPID NEW GENERATION masih ada pro dan kontranya di masyarakat, ada yang setuju dan ada pula yang tidak setuju. Masyarakat pro atau setuju karena menurut mereka lebih efisien waktu karena tidak perlu bolak balik hanya untuk membawa persyaratan administrasi dan tidak perlu harus datang ke kantor yang satu dan kantor yang lain.

Alasan kontra atau tidak setuju masyarakat terhadap program KALIMASADA ini karena menurut mereka pelayanan ini cukup menyulitkan dan harus membeli kuota data internet juga harus memiliki smarthphone android belum lagi masyarakat takut jika identitasnya dicuri ataupun adanya pemalsuan data yang dilakukan oleh orang lain.

Tujuan lain dari administrasi kependudukan juga difungsikan untuk memberikan data dan informasi kependudukan secara nasional tentang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di setiap kedudukan secara benar dan tepat, lengkap, terbaru dan mudah diakses oleh karena itu jadi rujukan dalam merumuskan kebijakan dan pembangunan pada umumnya, mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan secara nasional dan terpadu; serta menyediakan data kependudukan yang akan jadi acuan awal untuk sektor tersebut dalam mengadakan tiap kegiatan pemerintahan, pembangunan juga kemasyarakatan.

Optimalisasi merupakan usaha untuk meningkatkan kinerja dalam suatu unit kerja maupun individu yang berhubungan dengan kepentingan bersama, juga untuk terwujudnya kepuasan dan keberhasilan dari penyelenggaraan kegiatan itu, menurut Nurrohman tahun 2017. Tujuan adanya optimalisasi program KALIMASADA ini ialah agar memudahkan Disdukcapil Kota Surabaya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat terkait layanan Adminduk. Seperti berdasarkan pada Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri Nomor 19 Tahun 2019) tentang peningkatan kualitas pelayanan Adminduk dan Permendagri Nomor 7 Tahun 2019 tentang pelayanan Adminduk secara online.

Oleh karena itu kegiatan magang ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan Adminduk secara online dan juga menciptakan kebehasilan pelayanan publik di Kelurahan Mulyorejo, Kecamatan Mulyorejo Kota Surabaya. Dan ini akan diimplementasikan di berbagai RT rintisan di Kelurahan Mulyorejo tersebut.

Baca Juga: Patologi Birokrasi dan Pengaruhnya terhadap Pelayanan Publik

Hasil wawancara dan observasi menunjukkan bahwa masyarakat daerah Kelurahan Mulyorejo tepatnya di wilayah RW 5, RW 6, dan RW 7 masih banyak yang belum memiliki KK barcode dikarenakan mereka tidak tahu bahwa sekarang ada perubahan KK baru yang semula berwarna biru menjadi berwarna putih dan ber-barcode.

Tidak hanya itu, selain banyaknya pengurusan cetak ulang KK lama menjadi KK baru ber-barcode juga banyak yang mengurus pengajuan cetak KTP-Elektronik dan juga pembuatan KIA (Kartu Identittas Anak). Selain itu ada juga yang mengurus perubahan biodata, akta kematian, akta perceraian, akta perkawinan, pindah datang dan pindah keluar.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelayanan di Balai RW 06 terdapat sejumlah 13 orang dengan pengurusan KK barcode, untuk yang pengurusan pelayanan pecah KK berjumlah 3 orang, pengambilan KTP berjumlah 2 orang, pengurusan KIA berjumlah 1 orang, dan konsultasi waris sebanyak 1 orang.

Selain itu masyarakat lebih banyak jumlahnya jika mengurus di Balai RW ketimbang datang langsung ke kantor kelurahan. Mereka lebih senang jika ada kunjungan atau sosialisasi ke rumah-rumah mereka karena mereka tidak perlu jauh-jauh mengurus di kantor kelurahan.

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan bahwasannya masih banyak masyarakat yang belum terlayani semuanya terkait pengurusan dokumen administrasi kependudukan, sehingga pelaksanakan program KALIMASADA masih berjalan kurang optimal di Kelurahan Mulyorejo, Kecamatan Mulyorejo, Kota Surabaya. 

Banyak pro dan kontra saat melakukan pelayanan di masyarakat. Seperti contohnya, tidak jadi memperbarui KK-nya yang sudah lama menjadi ber-barcode dikarenakan mereka takut ditipu dan apabila ketika ada suatu kejadian yang membutuhkan KK asli mereka dan KK asli mereka sedang diurus di kantor kelurahan sedangkan mereka tidak punya pegangan KK yang asli karena KK yang asli sedang diurus di kelurahan dan harus ditinggal untuk beberapa hari saja.

Baca Juga: Tindakan Kejaksaan Tinggi Sumatera Utara dalam Mempertahankan Kinerja Pelayanan Publik selama Pandemi

Tetapi mereka takut luar biasa dan bahkan sampai ada yang kembali ke rumah dan tidak jadi mengurusnya. Tetapi dari petugas kelurahan yang datang di balai RW memberi penjelasan dengan sabar dan sopan santun kepada para warga yang ada di balai RW.

Berdasarkan hasil statistik deskriptif, uji asumsi, dan analisis yang telah dilakukan di beberapa balai RW di Kelurahan Mulyorejo, Kecamatan Mulyorejo, Kota Surabaya adalah masih banyak masyarakat yang kurang sadar mengenai dokumen administrasi kependudukan, terutama pada sebuah identitas kependudukan mereka.

Banyak masyarakat yang tidak mau atau bahkan menolak untuk memperbarui dokumen kependudukan mereka, alasannya karena masyarakat takut tertipu dalam memberikan identitas kependudukannya kepada petugas kelurahan.

Mereka takut kalau identitas mereka dicuri dan disalahgunakan oleh orang tidak dikenal. Mereka takut ketika identitas kependudukan mereka diambil mereka tidak punya identitas lagi selain identitas kependudukan yang mereka miliki, sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan mengurus suatu hal atau ditanyakan tentang identitasnya yang asli mereka tidak punya hal itu untuk ditunjukkan karena identittas mereka sedang diurus untuk diperbarui.

Kendala atau permasalahan lainnya seperti terbatasnya jumlah fasiitas sarana dan prasarana alat komputer dan printer untuk mengurus layanan administrasi kependudukan. Selain itu, masyarakat tidak mau antre dan selalu berebut ingin minta dilayani duluan.

Tidak hanya itu, masalah lainnya juga datang dari petugas Kelurahan Mulyorejo, banyak dari petugas Kelurahan Mulyorejo yang tidak bisa caranya untuk mengoperasikan komputer sehingga perlu dibimbing dan diajari cara menggunakan komputer dan menggunakan layanan Klampid New Generation (KNG).

Kegiatan peneliti selama magang di Balai RW Kelurahan Mulyorejo Kota Surabaya adalah membantu dan mendampingi petugas kelurahan untuk mengurus layanan administrasi kependudukan, terutama dalam pelayanan: 1. Pengambilan KTP dan KIA; 2. Pengajuan pengurusan layanan akta kelahiran, akta kematian; 3. Pengajuan pengurusan layanan cetak ulang KK Barcode, KTP, dan KIA; 4. Pengajuan pengurusan layanan pindah dalam kota, pindah luar kota, pindah datang dan pindah keluar; 5. Konsultasi BPJS, konsultasi adminduk, konsultasi waris, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Manajemen Pelayanan Publik

Solusi dari permasalahan di atas ialah para petugas Kelurahan Mulyorejo seharusnya lebih dekat dengan warga, caranya dengan bersosialisasi mendatangi satu per satu rumah-rumah warga yang belum mempunyai dokumen kependudukan atau yang mau memperbarui identitas kependudukannya bisa dibantu oleh petugas kelurahannya.

Meminta data dari website KALIMASADA dan nanti akan muncul nama-nama warga yang belum terlayani oleh petugas Kelurahan Mulyorejo.

Solusi lainnya dari contoh kasus permasalahan di atas adalah dengan memberikan tambahan jumlah fasilitas berupa komputer dan printer di Kelurahan maupun di Balai RW guna percepatan pelayanan administrasi kependudukan.

Selain itu dengan memberikan nomor antrian baik di kelurahan maupun di Balai RW agar tertib dan rapi juga bisa menerapkan budaya antre sehingga tidak berdesak-desakan.

Di samping itu solusi bagi petugas Kelurahan Mulyorejo yang tidak dapat mengoperasikan komputer harus terus diajari dan diarahkan untuk dapat menggunakan komputer dengan baik dan benar serta mengajarinya untuk mengoperasikan layanan Klampid New Generation (KNG) melalui website.

Baca Juga: Analisis Manfaat Penggunaan PLN Mobile pada Bagian Pelayanan Pelanggan di PLN ULP Medan Baru

Tabel 1
Data Pengurusan dan Pengajuan Dokumen Administasi Kependudukan

Balai RW 06	Balai RW 03	Balai RW 05	Balai RW 10
Pelayanan Malam Selasa, 28 Februari 2023 – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 13 orang. – Jumlah warga yang mengurus pengajuan pecah KK sebanyak 3 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 2 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KIA sebanyak 1 orang. – Jumlah orang yang melakukan konsultasi waris sebanyak 1 orang. Kamis, 16 Februari 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 6 orang. – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 2 orang. – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 2 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kematian sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konseling perubahan biodata sebanyak 1 orang. Senin, 27 Maret 2023 – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 2 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KIA sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KTP sebanyak 1 orang. Rabu, 29 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus KTP sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus KIA sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KIA sebanyak 2 orang. Kamis, 30 Maret 2023 – Jumlah warga yang mengurus akta kelahiran sebanyak 6 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KIA sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus KIA sebanyak 1 orang. Jumat, 31 Maret 2023 – Jumlah warga yang mengurus KIA sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 1 orang. Senin, 3 April 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 2 orang. Selasa, 4 April 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 1 orang. Rabu, 5 April 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 2 orang. Kamis, 6 April 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 1 orang.	Kamis, 02 Maret 2023 – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 4 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kematian sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi sebanyak 5 orang. Rabu, 08 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 3 orang. – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kelahiran sebanyak 13 orang. Rabu, 15 Maret 2023 – Jumlah orang yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 15 orang. – Jumlah orang yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 10 orang. – Jumlah orang yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 15 orang. – Jumlah warga yang mengurus surat pindah masuk antar kecamatan sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kelahiran sebanyak 27 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kematian sebanyak 2 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi dan lain-lain sebanyak 6 orang.	Kamis, 09 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 3 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengurusan dan pengambilan KTP sebanyak 3 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengurusan KK Barcode/cetakk ulang KK sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi dan lain-lain sebanyak 1 orang.	Senin, 13 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan dan pengurusan KTP sebanyak 13 orang. – Jumlah warga yang mengurus akta kelahiran sebanyak 12 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi sebanyak 16 orang. – Jumlah warga yang mengurus cetak ulang KK Barcode sebanyak 3 orang.
Balai RW 04	Balai RW 09
Pelayanan Malam Selasa, 14 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengurusan BPJS sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan pengurusan cetak ulang KK Barcode sebanyak 1 orang.	Pelayanan Malam Selasa, 07 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KTP digital sebanyak 1 orang. Senin, 20 Maret 2023 – Jumlah warga yang melakukan pengambilan KTP sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi Pindah Masuk sebanyak 1 orang. – Jumlah warga yang melakukan konsultasi KK sebanyak 1 orang.

Baca Juga: Kurangnya Sosialisasi Perangkat Desa terhadap Kinerja Program Aplikasi Sipraja sebagai Inovasi Pelayanan Masyarakat Desa di Kabupaten Sidoarjo

Pada tahun 2023 saat ini, jumlah pengurusan layanan administrasi kependudukan terbanyak dan teramai melalui kegiatan Sayang Warga ada di Balai RW 03 dan Balai RW 06, dengan jumlah pelayanan terbanyak yaitu pelayanan akta kelahiran dan layanan cetak ulang KK Barcode.

Banyak masyarakat dahulu yang tidak mempunyai akta kelahiran pada saat mereka semua baru dilahirkan sehingga baru bisa mengurusnya sekarang.

Dan banyak masyarakat yang masih menggunakan KK lama berwarna biru bahkan ada juga yang berwarna merah karena mereka takut jika KK-nya dibawa oleh petugas kelurahan untuk diganti menjadi KK yang baru ber-barcode serta tidak punya waktu untuk datang ke kelurahan memperbarui KK-nya, sehingga mereka masih tetap menggunakan KK yang lama berwarna biru.

Baca Juga: Lembaga Swadaya Masyarakat sebagai Agen Pembangunan

Tidak hanya itu, banyak KTP warga yang sudah rusak bahkan tidak terbaca identitasnya dan juga banyak anak-anak bayi maupun balita yang belum mempunyai KIA dan mereka tidak mau mengurusnya karena mereka tidak tahu kegunaannya untuk apa serta tidak tahu apa saja persyaratan untuk mengurus KIA.

Kesimpulan dari artikel penelitian ini adalah semakin sering petugas kelurahan melakukan pelayanan Sayang Warga di Balai RW, maka semakin sedikit yang mengurus dokumen administrasi kependudukan, terutama posisi Balai RW yang berada di area perumahan elit.

Penulis:

Nurjannahtin Aliatin
Mahasiswa Ilmu Administrasi Negara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
Email: [email protected]

Editor: Ika Ayuni Lestari

Bahasa: Rahmat Al Kafi