Kolaborasi Magang dan Digitalisasi: Mahasiswa Untag Surabaya Terlibat dalam Tata Kelola Arsip Modern

Universitas merupakan sebuah Institusi Pendidikan yang memberikan pengetahuan berupa teori dan praktik berdasarkan skala kecil, namun pada dasarnya teori yang telah diberikan tersebut harus diimplementasikan secara efektif dalam lingkup yang lebih  besar untuk menunjang teori yang ada.

Oleh karena itu, setiap perguruan tinggi berusaha keras untuk membuat rencana terbaik untuk meningkatkan pendidikan dan menyediakan fasilitas terbaik untuk mencetak lulusan yang berkualitas dan berkompeten dalam bidangnya. 

Salah satu strategi Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya adalah melalui program magang untuk melatih mahasiswanya untuk mendapatkan pengalaman kerja nyata dengan keterampilan, hard skill dan soft skill sehingga mereka siap untuk bekerja.

Dalam kesempatan ini Novia Eka Amelia sebagai  mahasiswa Program Studi Ilmu Administrasi Publik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya, berkesempatan melaksanakan program magang MBKM pada Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Melalui program MBKM ini peserta magang merasakan dunia kerja di Pemerintahan.

Dalam mengikuti magang di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, Novia ditempatkan pada Bagian Pemerintahan. Pada kesempatan ini mahasiswa diberikan kesempatan untuk dapat menyaksikan dan berkontribusi secara langsung bagaimana prosedur pengelolaan dokumen yang selanjutnya akan di input secara online melalui Sistem Informasi Arsip Berbasis Elektronik.

Baca Juga: Penerapan E-Budgeting dalam Pengelolaan Keuangan Kota Batu melalui Sistem Informasi Pemerintah Daerah

Penerapan sistem informasi arsip berbasis elektronik (e-arsip) kini menjadi langkah strategis pemerintah dalam mempercepat transformasi digital tata kelola administrasi publik. Sistem ini tidak hanya bertujuan menggantikan metode penyimpanan konvensional, tetapi juga mendorong efisiensi, keamanan, serta kemudahan akses data lintas instansi.

Dalam rangka tertib arsip yang bertujuan untuk menjaga efisiensi pengelolaan arsip, membebaskan ruang penyimpanan dan memastikan arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terjaga pada Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, telah dilaksanakan kegiatan penyusutan arsip inaktif tahun 2008 sampai dengan tahun 2023. Daftar arsip inaktif yang akan dipindah dari Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah ke Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur sebagai Unit Kearsipan Tingkat II. 

Proses penyusutan arsip Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah bersifat konvensional, yaitu dilakukan secara fisik maupun elektronik, guna meminimalisir risiko keberadaan dokumen di luar pengawasan. Adapun data arsip inaktif yang telah disampaikan sejumlah 2.757 berkas dan, total sebanyak 399 dus.

Baca Juga: Partisipasi Publik dalam Transparansi Penanganan Tindak Pidana Korupsi oleh KPK Melalui Pemanfaatan Media Elektronik

Sebagai Mahasiswa kegiatan magang ini memberikan pemahaman yang komprehensif terhadap regulasi, mekanisme surat menyurat  serta penggunaan Website Sistem Informasi Arsip Berbasis Elektronik (SIAP BAIK) dalam mendukung digitalisasi pengarsipan.

Mahasiswa berkontribusi langsung dalam membantu menyelesaikan  proses surat masuk dan surat keluar, proses penyusunan dokumen pengeluaran keuangan sesuai data BKU, melakukan verifikasi data Nota Pencairan Dana dan melakukan pengarsipan baik secara manual maupun berbasis elektronik.

Dengan adanya pelaksanaan program magang dapat  memberikan kerjasama antara pemerintah dengan akademisi. Menjadi bekal pengalaman dalam menyiapkan diri untuk menghadapi persaingan dan tantangan dalam menghadapi permasalahan yang timbul pada dunia kerja. 

Penulis: Novia Eka Amelia
Mahasiswa Program Studi Ilmu Administrasi Negara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya

Editor: Ika Ayuni Lestari

Bahasa: Rahmat Al Kafi

Ikuti berita terbaru di Google News