Apasih yang dimaksud dengan korespondensi dalam dunia bisnis?
A. Pengertian Korespondensi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat.
Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat. Dari penjelasan di atas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
B. Pengertian Surat dan Surat bisnis
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan, dan putusan.
Baca Juga: Apa dan Bagaimana Cara Perencanaan serta Pengorganisasian Pesan Bisnis?
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis. Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing).
Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi, dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/ e-mail).
Fungsi karakter surat adalah:
- Surat sebagai alat komunikasi
Komunikasi berarti berpikir/ ide/ pesan/ ekspresi melalui media. Mengirim surat pada dasarnya adalah komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat tercapai dan respons dapat diperoleh dari penerima surat sesuai dengan informasi yang dikirimkan oleh penulis surat. - Surat sebagai dokumen
Surat adalah dokumen tertulis yang digunakan sesuai dengan apa yang dikandungnya. Oleh karena itu, surat-surat harus disimpan sebanyak mungkin karena dapat digunakan sebagai alat bukti kegiatan dan informasi. Surat juga merupakan pedoman kerja untuk melaksanakan tugas-tugas seperti instruksi dan hukum. - Surat sebagai duta besar institusional
Surat sebagai duta besar atau wakil dari surat itu berarti dengan huruf seolah-olah penulis berada di depan penerima (pembaca) surat itu. - Surat sebagai bukti sejarah
Surat sebagai bukti historis ketika digunakan sebagai bahan penelitian untuk menentukan status atau aktivitas organisasi/ lembaga sebelumnya. - Surat sebagai bukti
Surat sebagai bukti surat digunakan di masa depan ketika ada perselisihan yang tidak diinginkan (masalah) antara agen komunikasi dan individu. - Surat sebagai alat notifikasi
Surat adalah pengingat karena mereka dapat diarsipkan dan dilihat kapan saja. Karakter fungsi menjamin keamanan.
Sistematis Surat
Bagian awal surat di antaranya:
1) Kepala surat;
2) Tanggal surat-menyurat;
3) Keterangan surat tersebut;
4) Alamat surat yang dituju;
Bagian isi surat:
1) Salam pembuka surat;
2) Isi surat yang dimaksudnya;
3) Salam penutup surat;
Bagian akhir surat:
1) Penanggungjawab surat;
2) Inisial pembuat surat;
3) Tembusan yang akan dicantumkan;
Oleh karena itu, “komunikasi bisnis” pada dasarnya adalah beberapa jenis kegiatan pertukaran informasi dan data melalui media yang mendukung kegiatan bisnis antara satu perusahaan dan lainnya.
Komunikasi berasal dari kata komunikasi (bahasa Inggris) atau komunikasi (Belanda). Ini berarti hubungan yang terjadi antara para pihak. Hubungan pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis ini biasanya bersifat formal dan dilakukan melalui komunikasi.
Komunikasi atau kegiatan komunikasi menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari organisasi bisnis. Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan masih terjadi saat menulis surat. Sebagai contoh, struktur kalimat tidak lengkap, kompleks, tanda baca salah, tata bahasanya tidak teratur dan format dan model surat itu diadopsi secara salah.
Baca Juga: Souvenir, Kuli Tinta, dan Merosotnya Citra Demokrasi
Penyebab kesalahan adalah sebagai berikut:
a. Tidak ada instruksi dan kontrol tentang cara menulis surat yang baik dalam pengaturan keluarga dan organisasi.
b. Orang sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan saat menulis surat. Surat-surat campuran seperti itu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kebingungan, pada kenyataannya, dapat menghambat arus informasi. Komunikasi tidak langsung adalah proses pembelajaran untuk membuat surat yang baik, jelas, dan tepat.
c. Ciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya tanpa bekerja sama dengan pihak lain yang berkepentingan. Agar berfungsi dengan baik, perusahaan harus menjaga komunikasi yang baik. Pihak lain akan membantu membangun kemitraan yang baik.
d. Diseminasi kegiatan. Tidak semua orang di perusahaan secara otomatis tahu apa yang terjadi di perusahaan atau antara perusahaan dan pihak luar. Komunikasi memainkan peran penting dalam penyebaran kegiatan perusahaan, baik secara internal maupun eksternal.
Penulis: Risna Hayati dan Rifdah Amalia Mahmudah
Mahasiswa Jurusan S1 Akuntansi Universitas Pamulang
Editor: Ika Ayuni Lestari
Bahasa: Rahmat Al Kafi
