Competitive advantage adalah modal perusahaan dalam memenangkan persaingan usaha. Pemanfaatan knowledge menjadi sumber competitive advantage dan kemampuan berinovasi perusahaan, dimana knowledge merupakan pengabungan antara data dan informasi dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten.
Knowledge harus dikelola dengan tepat dan efisien oleh perusahaan, guna pemerataan skill masing-masing individu yang ada dalam perusahaan.
Sementara itu, Knowledge Management System (KMS) adalah metode pеngidеntifikasi, pеngumpulan, penyimpanan dan penyebarluasan informasi atau pengetahun yang ada dalam pеrusahaan guna mеmbantu pеrusahaan mencapai tujuan atau bahkan mеmеnangkan pеrsaingan bisnis.
Saat ini, KMS mulai dikembangkan oleh perusahaan untuk mewujudkan bisnis yang stabil dan komprehensif melalui pengembangan setiap individu yang berada dalam perusahaan. Pada intinya tujuan KMS adalah meningkatkan dan memaksimalkan produktivitas para karyawan menjadi unggul mampu bersaing secara kualitas dan kuantitas.
Knowledge yang harus dioptimalkan, yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit knowledge merupakan pengetahuan yang mudah difahami, bisa dijabarkan dengan kata-kata atau rumus dan langsung dapat ditransfer secara lengkap kepada orang lain.
Explicit knowledge pada umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori yang mempermudah seseorang dalam membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel, jurnal atau media lainnya tanpa harus secara langsung untuk mengajari orang tersebut.
Contoh mudahnya, jika seseorang ingin belajar memasak, orang tersebut tinggal mencari referensi yang ada buku resep dan langsung bisa mempraktekkannya. Jika dalam suatu perusahaan apabila seorang karyawan FO akan memberikan pelayanan hanya perlu membaca SOP yang telah ditetapkan sehingga dapat dengan mudah mengikuti rel yang ada.
Dalam proses penerapannya, explicit knowledge lebih mudah dipelajari karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan yang sudah diujicoba dan dijamin kebenarannya.
Lain halnya dengan tacit knowledge, dimana tacit knowledge merupakan pengetahuan yang susah dijabarkan dengan kata-kata, atau masih terdokumentasi di setiap orang.
Biasanya pengetahuan ini tidak terstruktur, susah untuk didefinisikan dan diberitahukan dengan bahasa formal kepada orang lain dan isinya mencakup pengalaman dan feeling, hasil trial and error seseorang dalam memecahkan masalah, berinovasi dan membuat keputusan-keputusan.
Pengetahuan ini umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih terdapat di dalam pikiran seseorang. Dalam praktik kegiatan usaha tacit knowledge menjadi sangat penting dan aset berharga.
Jika dalam suatu perusahaan terdiri dari orang-orang yang memiliki spesifikasi secara akademis yang hanya menguasai teori tetapi jam terbang masih minim atau belum mempunyai kemampuan praktis dan intusi, tentunya perusahaan tersebut tidak akan mampu bersaing dengan lainnya.
Sementara itu, perusahaan yang memiliki karyawan pemegang tacit knowledge juga harus waspada, apabila suatu saat karyawan tersebut keluar dari perusahaan, jangan sampai tacit knowledge yang dimiliki belum tertransfer ke karyawan lainnya dan masih tersimpan dalam benaknya sehingga tidak termanfaatkan. Penyesuaian dan modifikasi yang telah dilakukan dalam praktek usaha yang tidak tercatat akan hilang dengan sendirinya.
Tacit knowledge biasanya tidak disadari oleh pemiliknya, sehingga dibutuhkan strategi guna membantu proses transfer pengetahuan antara pemilik pengetahuan dan rekan-rekan kerjanya. Pengkayaan melalui pembelajaran informal sering dilakukan oleh pelaku usaha atau karyawan, misalkan melalui obrolan santai pada saat makan bersama, tanpa disadari akan mentransfer pengetahuan yang mengasilkan gagasan-gagasan baru yang berguna untuk pengembangan praktik usaha.
Proses transfer knowledge yang sebelumnya hanya diketahui seseorang yang bersifat tacit menjadi explicit ke dalam sebuah bentuk pengetahuan yang lebih mudah diakses disebut knowledge capture. Model transfer knowledge tersebut dibagi menjadi empat cara.
Kesatu, sosialisasi merupakan proses sharing dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang diubah melaluiinteraksi dan pengalaman langsung.
Kedua, eksternalisasi merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi. Pengetahuan yang tersimpan dalam otak seseorang dibuat menjadi explicit agar dapat dipelajari orang lain. Dengan externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam diri seseorang dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh orang lain.
Ketiga, kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi.
Keempat, internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge, yang kemudian disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi. Proses belajar yang kemudian diikuti dengan learning by doing.
Competitive advantage akan didapat apabila perusahaan dalam praktik usahanya melakukan sinergi antara prosesur kerja dengan tacit knowledge yang disertai dengan evaluasi intensif pelaksanaan kegiatan usaha atas kekeliruan, langkah perbaikan ataupun keberhasilan.
Hal ini, harus terdokumentasi, sehingga menjadi bahan pembelajaran di kemudian hari. KMS yang tersistem dengan baik serta didukung dengan pengembangan suasana transfer pengetahuan yang kondusif tentu akan memberikan nilai tambah perusahaan dan pada akhirnya tercermin dalam performance perusahaan yang “SMART”.
Penulis: Eni Sulistyawati, S.E.
Mahasiswa MM UST Yogyakarta
