Komunikasi dan Kepemimpinan dalam Organisasi

Komunikasi

Pengertian komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin communis atau dalam bahasa Inggris-nya common berarti sama. Apabila kita berkomunikasi berarti kita dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan suatu persamaan dalam hal sikap dengan seseorang.

Jadi pengertian komunikasi secara harfiah adalah proses menghubungi atau mengadakan perhubungan. Jennifer M. George (2006: 437) mendefinisikan bahwa komunikasi adalah membagi informasi antara dua orang atau lebih atau kelompok untuk mencapai pemahaman bersama.

Dalam komunikasi diperlukan sedikitnya tiga unsur yaitu sumber (source), berita atau pesan (message), dan sasaran (destination). Sumber dapat berupa individu atau organisasi komunikasi.

Baca Juga: Kebijakan Kepemimpinan Pendidikan

Berita atau pesan dapat berupa tulisan, gelombang suara atau komunikasi arus listrik, lambaian tangan, bendera berkibar, atau benda lain yangmempunyai arti. Sasaran dapat berupa seorang pendengar, penonton, pembaca, anggota dari kelompok diskusi, mahasiswa, dan lain-lain.

Komunikasi Organisasi

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan “meaning” atau arti di dalam suatu organisasi.

Komunikasi organisasi memiliki dua tujuan penting dalam Hemat Corbett (1989) yaitu memperkuat tugas dasar organisasi, menyebarkan luas pengetahuan dan informasi tentang perubahan yang terjadi dalam tujuan dan strategi, serta memberi informasi, memelihara rasa keterhubungan satu sama lain dalam minat, membangkitkan semangat kelompok dalam suatu organisasi.

Kedua, pesan-pesan informasi, ide-ide dan gagasan disampaikan kepada semua karyawan sehingga mengarah, dan mempersiapkan pada proses pengambilan keputusan yang lebih baik, serta lebih menaruh perhatian dalam tindakan kelompok kerja lebih baik.

Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan dan saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi llingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.

Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian (Goldhaber dalam Muhammad, 2001: 67). Masing-masing dari konsep kunci diatas dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut.

1. Proses

Suatu organisasi adalah sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

2. Pesan

Susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain.

3. Jaringan

Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.

Baca Juga: Hubungan Antara Kepemimpinan dan Manajemen

4. Keadaan Saling Tergantung

Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi.

Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

5. Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain, jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia.

Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seorang pengawas misalnya mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi.

6. Lingkungan

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.

7. Ketidakpastian

Yang dimaksud dengan ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.

Baca Juga: Mengenal Gaya Kepemimpinan Visioner Paling Ideal di Era Society 5.0

Pola Komunikasi

1. Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi pada mereka yang berotoritas lebih rendah. Menurut Katz & Kahn (1966) ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atas ke bawah, di antaranya:

1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan;
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan;
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi;
4. Informasi mengenai kinerja pegawai;
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas;
6. Komunikasi ke atas.

Informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ketingkat yang lebih tinggi. Hal ini berarti semua pegawai dalam sebuah organisasi mungkin berkomunikasi ke atas. Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Machaver (1952), yaitu:

1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan;
2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan;
3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin;
4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkatan yang lebih rendah;
5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif;
6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah;
7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi;
8. Komunikasi horizontal.

Penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama, meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dengan atasan yang sama pula. Tujuan komunikasi horizontal yakni:

1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja;
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan;
3. Untuk memecahkan masalah;
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama;
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan;
6. Untuk menumbuhkan hubungan antar personal;
7. Komunikasi diagonal.

Merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan yang berbeda dan tidak memiliki hubungan kewenangan secara langsung.

Baca Juga: Peranan Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi

Kepemimpinan

Beberapa pengertian kepemimpinan/ leadership, yaitu (Wibowo, 2017: 306):

1. Robbins, memberikan definisi kepemimpinan sebagai kemampuan memengaruhi suatu kelompok menuju pada pencapaian tujuan. Sumber dari pengaruh mungkin bersifat formal. Seperti yang diberikan pada jabatan manajerial dalam organisasi.
2. Greenberg dan Baron, memberikan definisi kepemimpinan sebagai proses di mana satu individu memengaruhi anggota kelompok lain menuju pencapaian tujuan kelompok atau organisasional yang didefinisikan. Sedangkan pemimpin merupakan individu dalam kelompok atau organisasi yang paling berpengaruh terhadap orang lain.
3. Robbins dan Judge, menyatakan bahwa kepemimpinan adalah kemampuan untuk memengaruhi suatu kelompok menuju pencapaian sebuah visi atau serangkaian tujuan.

Dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan pada hakikatnya adalah kemampuan individu dengan menggunakan kekuasaannya melakukan proses memengaruhi, memotivasi, dan mendukung usaha yang memungkinkan orang lain memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Gaya Kepemimpinan

Studi dari Ohio State University mengemukakan dua orientasi utama pemimpin di dalam menerapkan kepemimpinan, yaitu orientasi pada hubungan kemanusiaan dan orientasi pada struktur tugas (Nimran dalam Romli: 2014).

Menurut Sutarto (dalam Romli, 2014: 100), pendekatan perilaku berlandaskan pemikiran bahwa keberhasilan atau kegagalan pemimpin ditentukan oleh gaya bersikap dan bertindak seorang pemimpin yang bersangkutan. Gaya bersikap dan bertindak akan tampak dari:

1. Cara memberi perintah;
2. Cara memberikan tugas;
3. Cara berkomunikasi;
4. Cara membuat keputusan;
5. Cara mendorong semangat bawahan;
6. Cara memberikan bimbingan;
7. Cara menegakan disiplin;
8. Cara mengawasi pekerjaan bawahan;
9. Cara meminta laporan dari bawahan;
10. Cara memimpin rapat;
11. Cara menegur kesalahan bawahan, dan lain-lain (Tohardi dalam Romli, 2014: 100).

Baca Juga: Mengenal Ragam Budaya Organisasi

Sedangkan gaya kepemimpinan yang ada dalam Panuju (2001: 2) yaitu sebagai berikut:

1. Gaya Otoriter

Gaya otoriter adalah gaya kepemimpinan yang berdasarkan pada kekuasaan yang mutlak dan penuh. Artinya segala ketentuan dan keputusan berada di tangan si pemimpin. Pemimpin dengan gaya ini membuat keputusan sendiri, ia memikul tanggung jawab dan wewenang penuh.

Pengawasan bersifat ketat, langsung, dan tepat. Keputusan dipaksakan, dan bila ada komunikasi, maka hanya bersifat Top-Down (atas ke bawah, bawahan ditekan karena itu menjadi takut dan tidak menjadi leluasa dalam bekerja).

2. Gaya Demokratis

Gaya demokratis adalah gaya atau cara memimpin yang demokratis. Pemimpin memberikan kebebasan dan keleluasaan kepada bawahan untuk mengemukakan pendapatnya, saran, kritikan, dan selalu berpegang pada nilai-nilai demokrasi pada umumnya.

Pemimpin gaya ini berkonsultasi dengan kelompok mengenai masalah yang menarik perhatian mereka. Bawahan berpartisipasi dalam menetapkan sasaran dan memecahkan masalah.

Pemimpin gaya ini menciptakan situasi di mana individu dapat belajar, mampu memantau kinerja sendiri, mengakui bawahan untuk menentukan sasaran yang menentang, menyediakan kesempatan untuk meningkatkan metode kerja dan pertumbuhan pekerjaan, serta mengakui pencapaian dan membantu pegawai belajar dari kesalahan.

3. Gaya Bebas (Laisez Faire Leadership)

Dalam kepemimpinan ini pemimpin biasanya menunjukkan gaya dan perilaku yang pasif dan juga seringkali menghindari dirinya dari tanggung jawab.

Dalam praktiknya pemimpin hanya menyerahkan dan menyediakan instrumen dan sumber-sumber yang diperlukan oleh anak buahnya untuk melaksanakan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan pimpinan.

Pemimpin yang memiliki gaya ini tidak memberikan motivasi, pengarahan, petunjuk, dan segala pekerjaan diserahkan kepada anak buahnya.

Baca Juga: Seni Leadership yang Tak Hanya Sekedar Memimpin

4. Gaya Paternalistik

Gaya kepemimpinan ini adalah gaya yang bersifat kebapakan. Pemimpin selalu memberikan perlindungan kepada para bawahan dalam batas-batas kewajaran.

Pemimpin ini ditandai dengan bertindak sebagai seorang bapak, memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa, memberikan perlindungan kepada bawahan yang kadang-kadang berlebihan, bahkan tidak pernah memimnta saran serta pimpinan menganggap dirinya yang paling mengetahui segala macam persoalan.

5. Gaya Militeristik

Kepemimpinan militeristik memiliki ciri antara lain:

1. Dalam komunikasi lebih mempergunakan saluran formal;
2. Dalam menggerakan bawahan dengan sistem komando atau perintah, baik secara lisan maupun tulisan;
3. Segala sesuatu bersifat formal;
4. Disiplin tinggi, kadang-kadang bersifat kaku;
5. Komunikasi berlangsung satu arah;
6. Pimpinan menghendaki bawahan patuh terhadap semua perintah yang diberikannya.

Menurut Fiedler (dalam Romli, 2014) tidak ada seorang yang dapat menjadi pemimpin yang berhasil dengan hanya menerapkan satu macam gaya kepemimpinan untuk segala situasi. Untuk itu pemimpin yang berhasil harus mampu menerapkan gaya kepemimpinan yang berbeda-beda sesuai dengan situasi yang berbeda-beda pula.

Teori Fiedler (dalam Romli, 2014), mengkhususkan diri pada perilaku dalam memimpin yaitu berorientasi kepada tugas atau berorientasi pada bawahan. Ada 3 sifat situasi yang dapat memengaruhi efektifitas kepemimpinan, yaitu:

1. Hubungan antara pemimpin dengan bawahan;
2. Derajat susunan tugas;
3. Kedudukan kekuasaan seorang pimpinan.

Peranan Komunikasi Kepemimpinan

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

Baca Juga: Manajemen Kinerja pada Perusahaan Bisnis dari Manajemen Kinerja Tradisional ke Manajemen Kinerja Baru

1. Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti, informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.

Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
2. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.

Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.

Baca Juga: Aspek Kepemimpinan Pesantren

Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Untuk itu kita perlu memahami style atau gaya seseorang ketika ia berkomunikasi.

Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antar pribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

Penulis: Kelompok 3

1. Ananda Reneisha Putri Wibowo (211011200448)
2. Kenanga Asakiah (211011200001)
3. Rafa Khansa (211011200621)
4. Titin Sari Rahayu (211011201002)
5. Putri Lusiana Dewi (211011201403)

Mahasiswa S1 Akuntansi UNPAM

Editor: Ika Ayuni Lestari     

Bahasa: Rahmat Al Kafi

Referensi

Azizah, N., Tampubolon, A. P., & Sibarani, H. S. (2021). KOMUNIKASI ORGANISASI: Kepemimpinan dan Gaya Kepemimpinan: Komunikasi Organisasi, Kepemimpinan, Jenis Kepemimpinan, Gaya Kepemimpinan. KomunikA, 17(1).

Sumilat, C., Paputungan, R., & Golung, A. M. (2017). Peranan Komunikasi Pimpinan Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai di Kantor Kecamatan Kakas. Acta Diurna Komunikasi, 6(1).

Zahara, E. (2018). Peranan komunikasi organisasi bagi pimpinan organisasi. Warta Dharmawangsa, (56).