Pelayanan publik merupakan suatu bentuk pelayanan yang dilakukan pemerintah dalam memberikan barang dan jasa kepada masyarakat. Agar pelayanan yang diberikan oleh pemerintah sesuai dengan prosedur kerja, maka aparatur pemerintah diharapkan dapat bekerja secara rasional, efektif dan efisien.
Hal ini sejalan dengan pendapat bahwa pelayanan publik merupakan pemberi layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan (Kurniawan, 2005:4).
Pelayanan publik menjadi sangat penting karena selalu berhubungan dengan masyarakat secara langsung yang memiliki macam-macam tujuannya dan kepentingan termasuk dalam bidang administrasi kependudukan. Penyelenggaraan administrasi kependudukan merupakan salah satu pelayanan publik yang sering mendapat keluhan dari masyarakat sehingga masalah tersebut harus dibenahi oleh pemerintah. Salah satunya yakni, Kota Surabaya.
Dispendukcapil mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut dengan memberikan pelayanan baru atau inovatif kepada masyarakat untuk administrasi kependudukan. Salah satu inovasi dari Dispendukcapil Surabaya yakni KALIMASADA.
KALIMASADA (Kawasan Lingkungan Masyarakat Sadar Administrasi Kependudukan) merupakan salah satu inovasi dari Dispendukcapil Surabaya dalam merintis terciptanya lingkungan atau kampung yang tertib akan Administrasi Kependudukan yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah masyarakat yang sadar akan Administrasi Kependudukan.
Sebagai upaya untuk mengoptimalisasi program KALIMASADA dalam pelaksanaan program Magang Studi Independen Bersertifikat yang di selenggarakan oleh Kampus Merdeka, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya turut andil sebagai mitra dengan membuka kesempatan magang pada posisi sebagai Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan.
Kegiatan ini disusun bagi mahasiswa yang ingin membantu Pemerintahan Kota Surabaya dalam memberikan pelayanan Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dengan terjun langsung sebagai bentuk pengabdian kepada masyarakat.
Dalam menyukseskan program KALIMASADA, mahasiswa mendapat kontrak kerja kurang lebih empat bulan, terhitung sejak 1 September sampai 24 Desember 2022 sesuai dengan penempatan pada kantor kelurahan yang telah di tetapkan oleh pihak Dispendukcapil Kota Surabaya dan disampaikan pada mahasiswa saat pembekalan sebelum penempatan tugas di Kelurahan.
Kegiatan magang tersebut dilaksanakan oleh penulis dengan mengikuti jam operasional kantor yakni diawali pada pukul 07.30 WIB hingga pada pukul 16.00 WIB.
Selama pelaksanaan kegiatan magang tersebut, penulis ditempatkan di loket pelayanan Kelurahan Warugunung yang merupakan salah satu posisi sebagai pendamping layanan administrasi kependudukan.
Kegiatan yang di luar kantor yang dilaksanakan oleh penulis yakni mengikuti pelayanan di balai RW. Pelayanan tersebut dilaksanakan setiap hari selasa pukul 18.00-20.00 WIB, dan setiap hari jumat pukul 08.00-11.00 WIB.
Pelayanan tersebut bertujuan untuk mendekatkan kepada masyarakat agar masyarakat tidak jauh jauh ke kelurahan dalam mengurus adminduknya. Warga yang tidak bisa mengurus administrasi kependudukannya dikarenakan bekerja pada siang hari, kini bisa datang di Balai RW pada hari selasa jam 18.00-20.00.
Biaya Pelayanan Pelayanan Administrasi Kependudukan masyarakat di Kelurahan Warugunung gratis tanpa adanya biaya apapun sehingga semua prioritas diutamakan untuk kepentingan masyarakat.
Pada bulan pertama, yaitu bulan September mahasiswa MSIB mulai bekerja pada Kelurahan yang ditempatkan. Mahasiswa memulai dengan mempelajari dan mendalami cara penggunaan aplikasi KNG. Dengan dibantu oleh Kepala Seksi serta staf Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik di Kelurahan setempat, mahasiswa dibantu dalam memahami mengenai berbagai syarat yang diperlukan untuk mengurus administrasi kependudukan.
Di bulan pertama ini, mahasiswa secara penuh bekerja pada kantor kelurahan setempat untuk melatih kemampuan dalam melayani administrasi kependudukan warga dan mengetahui berbagai masalah yang mungkin ditemui saat mengurus administrasi kependudukan. Mahasiswa berhadapan langsung dengan warga yang akan mengurus administrasi kependudukannya.
Pekerjaan ini secara tidak langsung melatih mahasiswa dalam mengaplikasikan public speaking yang baik kepada orang lain. Selain itu, mahasiswa juga dilatih untuk selalu detail pada setiap dokumen-dokumen yang diberikan warga. Mahasiswa harus jeli dalam menganalisis setiap permasalahan yang diperoleh.
Sembari melatih kemampuan mengenai cara pengurusan administrasi kependudukan yang tepat, di bulan kedua (bulan Oktober) mahasiswa mulai melakukan penjajakan kepada para RT yang memungkinkan untuk diajukan sebagai RT KALIMASADA.
Tahapan ini lebih efektif dilakukan saat kegiatan pelayanan sayang warga di Balai RW pada hari Selasa dan Jumat. Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa akan sering bertemu dengan para RT setempat yang mengurus administrasi kependudukan baik miliknya sendiri ataupun milik warganya.
Mahasiswa dibantu dengan staf kelurahan lainnya, akan menilai dengan berbagai macam pertimbangan mengenai RT mana saja yang sekiranya sesuai menjadi RT KALIMASADA. Selanjutnya pada bulan ketiga, yaitu bulan Sepetember, mahasiswa seharusnya telah menentukan nama-nama RT yang diajukan sebagai RT KALIMASADA
Namun, kegiatan tersebut terhambat karena adanya masa pemilihan RT dan RW periode terbaru. Akibatnya proses penentuan RT KALIMASADA terpilih harus tertunda hingga pemilihan RT terbaru selesai dilaksanakan.
Selama masa tersebut, mahasiswa kembali hanya mengerjakan pelayanan administrasi kepedudukan secara langsung di kantor kelurahan setempat. Hingga akhirnya di awal bulan keempat, yaitu bulan Desember, pemilihan RT periode terbaru telah selesai.
Meskipun belum secara resmi dilantik, namun penentuan RT KALIMASADA tetap dapat dilaksanakan. Melalui beberapa pertimbangan bersama Kepala Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik serta staf Kelurahan lainnya, akhirnya nama-nama untuk RT KALIMASADA selesai ditentukan.
Adapun calon RT KALIMASADA yang diajukan di Kelurahan Warugunung, Kecamatan Karang Pilang dipilih 1 RT dari setiap RW. Sehingga terdapat 3 RT yang diajukan sebagai RT KALIMASADA di Kelurahan Warugunung, Kecamatan Karang Pilang. Ketiga RT tersebut adalah RT.006 RW.001, RT.001 RW.002, serta RT.003 RW.003
Setelah itu, pihak Kelurahan Warugunung akan mengirimkan surat kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya mengenai calon RT KALIMASADA dengan melampiran nama-nama yang terpilih.
Selanjutnya, calon RT KALIMASADA terpilih akan mengisi pakta integritas sebagai perjanjian serta persetujuan kedua belah pihak terhadap berlangungnya program ini. Selama menunggu pembuatan akun KNG milik RT KALIMASADA oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, mahasiswa memberikan pelatihan kepada calon RT KALIMASADA mengenai penggunaan aplikasi KNG.
Selain itu, mahasiswa juga membimbing calon RT KALIMASADA mengenai segala hal yang bersangkutan dengan pengurusan administrasi kependudukan warga.
Dengan adanya program ini, kini masyarakat dapat mengurus administrasi kependudukan dengan mudah dan cepat melalui web aplikasi Klampid New Generation dengan mandiri ataupun bisa dibantu dengan RT setempat dan mahasiswa magang.
Masyarakat menjadi mudah untuk mengurus adminduk melalui RT setempat, kelurahan setempat, sehingga kini tidak perlu lagi datang jauh-jauh ke kantor Dispendukcapil Kota Surabaya.
Pengembangan aplikasi Klampid New Generation merupakan bukti dari kesiapan Pemerintah Kota Surabaya untuk memperbaiki kualitas pelayanan administrasi kependudukan.
Perbaikan kualitas pelayanan administrasi kependudukan yang dimaksud yakni pelayanan yang efektif dan efisien pada saat proses pelayanan jika terdapat pembatalan, saat ini hanya memberikan kembali syarat atau formulir yang diminta tanpa meng-entry ulang sehingga warga yang mengajukan permohonan administrasi kependudukan memperoleh dokumen adminduk dengan cepat.
Penulis: Tria Febyana
Mahsiswa Jurusan Administrasi Negara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
